Хозяйственная деятельность каждого предприятия сопровождается оформлением большого количества документов. В зависимости от сферы и специфики работы, ими могут быть: приказы, распоряжения, акты на списание, штатное расписание, табель учета рабочего времени, счета-фактуры, расходные и приходные накладные, налоговые накладные, бухгалтерская и налоговая отчетность, отчетность в фонды социального страхования и многие другие. Весь этот объем документации оформляется в бумажном виде и по истечению отчетного периода должен быть упорядочен и заархивирован.
Обработка бухгалтерских документов
Для создания структурированного архива обработка документов в бухгалтерии может проводиться несколькими способами:
- По датам. На каждый месяц заводится отдельная папка, в которую подшиваются все без исключения документы, оформленные в течение этого периода. При большом объеме документооборота такой способ не используется, так как бумаги одного месяца приходится разносить по нескольким папкам.
- По контрагентам. В этом случае для каждого контрагента компании заводится отдельная папка, в которую подшиваются все оформляемые с ним документы. Этот способ не удобен в случае, если предприятие сотрудничает с сотнями клиентов и поставщиков.
- В электронном виде. При наличии бухгалтерской программы учета весь документооборот дублируется в электронном виде. Но даже в этом случае для архива необходимо проводить группировку и подшивку бумажных экземпляров.
Создание упорядоченного архива
Очевидно, что при большом количестве оформляемых документов на работников бухгалтерии ложится дополнительная нагрузка по обработке, группировке и архивированию бумаг. В условиях постоянной загруженности текущими делами задачи создания архива часто остаются без должного внимания, бумажные экземпляры документов хранятся хаотично и могут быть утеряны. Из-за невозможности выделить достаточно времени на обработку бумаг группировка проводится небрежно, а в дальнейшем это оборачивается сложностями при попытках найти необходимую накладную или форму отчетности за прошлый период.
Чтобы снять с сотрудников бухгалтерии лишнюю нагрузку и обеспечить создание упорядоченного архива в соответствии со всеми нормативными требованиями, обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Наши специалисты имеют большой опыт обработки, группировки, переплета и архивирования документов, ответственно относятся к выполнению поставленных задач.
Мы гарантируем нашим клиентам:
- полную сохранность конфиденциальной информации;
- тщательную и аккуратную обработку документов;
- оперативность выполнения работ, независимо от объема;
- доступные цены на все услуги.
Чтобы заказать профессиональную архивацию документов, звоните нам по указанным на сайте телефонам.