Обработка бумажных и электронных документов в архиве

Любой архив, электронный или бумажный, нуждается в ведении и периодической обработке.

Комплекс работ по обработке архива

Обработка архивов включает в себя целый комплекс работ, таких как:

экспертиза документов (оценка их важности и частоты использования в работе организации);
уничтожение документов;
маркировка и создание новых разделов в добавление к существующим;
архивный переплёт;
оформление обложек (помогает при идентификации подшивок документов в архиве);
проставление нумерации и т.д.

Выгода от обработки архива

Если говорить про обработку архивов электронных, то работа включает в себя:

создание резервных копий архива в целом и разделов или отдельных групп документов;
совершенствование маркировки документов, создание между отдельными документами логических связей;
удаление ненужных документов, анализ их важности, частоты использования.

Для многих организаций обработка архивов бумажных является своеобразной подготовкой к процедуре сканирования и создания полноценного электронного архива.

Цели обработка архивов:

своевременно изъятые из архива потерявшие силу документы не занимают места, а конфиденциально уничтожаются;
вновь подшитые в соответствующие разделы бумаги маркируются, нумеруются и занимают предназначенное им место;
для электронного архива – ненужные документы попросту удаляются из базы, не оставляя после себя ни следа, кроме информации о том, что тот или иной документ существовал и был за ненадобностью уничтожен.

Участие специалистов

Хотя в целом электронный архив более удобен, для внесения в него новых документов (особенно если это графика, схемы, изображения и т.д.) требуется участие специалистов: как на этапе оцифровки, так и для проверки на возможные ошибки при сканировании – периодический мониторинг качества документов также включается в комплекс работ по обработке архивов.

Оптимизировать работу с документами

Обработка архива, таким образом, позволяет существенно оптимизировать работу с документами, выявить ошибки оцифровки или маркировки, сэкономить место – на сервере организации или офисных полках. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на архивные услуги можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.