Облачный архив: создание и использование

Главное преимущество архива в облаках – быстрая масштабируемость, невысокие расходы

Электронный архив, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, может быть реализован как в виде хранилища данных на жестких дисках самой организации, так и в виде удобного и функционального облачного архива. Главное преимущество архива в облаках — быстрая масштабируемость, невысокие расходы на содержание и возможность организовать доступ к нужным документам любого сотрудника, где бы тот ни находился.

Трудности при создании облачного архива

К сожалению, решив создать облачный архив, многие компании терпят неудачу — точнее, сталкиваются с трудностями, которые сводят на нет все гипотетические преимущества облачного архива. Например, не владея навыками создания облака на базе собственной корпоративной сети, пытаются воспользоваться бесплатными облачными сервисами. Результат — предсказуем: места под расширяющийся архив не хватает, да и безопасность оставляет желать лучшего.

Решение проблемы создания облачного архива

Но это не значит, что для создания архива в облаке требуется включать в штатное расписание специалистов: куда проще, правильней и — в итоге — дешевле — возложить обязанности по созданию электронного архива в облаке на компанию, которая специализируется на оказании этого вида услуг. Выполняя работы по созданию облачного архива, наши специалисты следуют четкому алгоритму, обеспечивая заказчика возможностью пользоваться самым удобным, недорогим и безопасным хранилищем для документов. Если при создании обычного электронного архива на первый план выходит оцифровка документов, их категоризация и создание системы поиска, то при работе над созданием облака более важной является часть выбора места для хранения документов. То есть — удаленного сервера, на котором и будет «лежать» электронный архив.

Оценка объема архива и доступа к нему

Необходимо точно представлять — каков объём архива, сколько пользователей будет иметь доступ к нему. Причем — как на момент запуска архива в облаке, так и в перспективе. Оценкой занимаются специалисты «Архивного Эксперта»: и их прогнозы, основанные на огромном опыте, как с обычными бумажными, так и с электронными архивами, весьма точны. Сервер берется в аренду, а это куда дешевле, чем приобретать собственные сервера и развивать под них инфраструктуру.

Созданию облачного архива

1. Первый этап — оценка условий и подбор сервера и оператора, который предоставит приемлемые условия аренды.
2. Второй этап — стандартный для процедуры создания любых электронных архивов: сканирование и оцифровка.
3. По его завершении — каталогизация архива, создание структуры дел и системы поиска документов.
4. Наконец, когда архив готов, он размещается на удаленном сервере. Распределяются права и уровни доступа: и облачный архив готов к работе.

Преимущества облачного архива

Архив в облаке — это не просто доступное решение, но и невероятно удобное. Используя стандартные средства идентификации — будь то сертификат или пароли — любой сотрудник может работать с документами архива организации удаленно. Масштабирование архива в облаке тоже не вызывает сложностей: ещё на этапе подбора сервера необходимость расширения или увеличения количества пользователей закладывается в требования к мощности и объему сервера.

Услуги по созданию облачного архива

Наша компания берет на себя полный комплекс услуг по созданию архива в облаке. Каждый облачный архив, созданный нами — это надежное хранилище документов заказчика, позволяющее обеспечить безопасность и высокую скорость работы с документами.