Номенклатура дел для отдела кадров

Номенклатуре дел отдела кадров отводится далеко не последняя роль в документообороте предприятия или организации любого типа и масштаба. По статистике, в этом отделе кадров скапливается даже больше бумаг, чем в бухгалтерии. И если не вести учет, в компании начнется настоящий хаос.

Кто занимается подготовкой номенклатуры дел

Здесь есть два варианта: первый — отдать решение этого вопроса на аутсорсинг; второй — доверить одному из работников данного подразделения. Чаще всего руководители компаний выбирают второй вариант, ведь он более экономный.

Если вы также отдаете предпочтение своим сотрудникам, обратите внимание на правильную последовательность действий при подготовке номенклатуры:

1. Работник отдела кадров подготавливает номенклатуру.
2. С ней знакомится руководитель отдела кадров и ставит свою подпись.
3. Документ согласовывается с руководителем
4. Далее номенклатура дел отдела кадров отправляется в службу делопроизводства юридического лица и включается в общую номенклатуру дел.

Если речь идет о небольшой фирме, то всю работу делает секретарь.

Что входит в номенклатуру дел отдела кадров

Чаще всего номенклатура дел отдела кадров создается в трех экземплярах: один хранится в отделе кадров, второй передается в службу делопроизводства, третий — рабочий экземпляр, которым пользуются кадровики.

В каждом из них прописывается следующая информация:

• индекс дела (индекс структурного подразделения предприятия, порядковый номер дела);
  заголовок дела, тома или части (отображение состава и содержания дела в максимально сжатой форме);
• количество дел, томов, частей (данные по количеству дел за прошедший делопроизводственный год);
• срок хранения дела, тома или части (сроки в обязательном порядке должны соответствовать законодательству РФ);
• примечание (отметки о заведении дел и передачи их в архив, данные об ответственных лицах за ведение конкретного дела).

Если на протяжении года в номенклатуру вносились изменения, документ нужно перепечатать заново. Исправленная номенклатура дел отдела кадров вводится в действие с 1 января нового года.

Основные ошибки в работе с номенклатурой дел

Распространенная ошибка при составлении номенклатуры дел кадровой службы — несоблюдение сроков подготовки основного документа. Сотрудники компании часто забывают, что номенклатура должна пройти несколько этапов проверки, а это не всегда осуществляется быстро.

Вторая по важности ошибка — невключение нужных дел в номенклатуру или включение тех дел, которым там не место. Третий недостаток — неправильное заполнение таблицы. Например, заголовки совершенно не отображают состав и содержание документов, или напрочь отсутствует систематизация заголовков дел внутри разделов. От правильного заполнения графы «Сроки хранения» также многое зависит, особенно если это крупная компания с огромным архивом документации.

Чтобы процесс формирования номенклатуры дел отдела кадров не имел белых пятен, лучше довериться профессионалам.