Можно упростить процесс уничтожения устаревших бумажных документов?

В каждом офисе есть «‎тот самый» стеллаж, отведённый под старые документы. В какой-то момент полки буквально ломятся от папок, притом бумаги эти никак не используются. Можно ли утилизировать эту часть архива, если хранящаяся там информация полностью устарела?

Увы, расчистить офисное пространство таким путём не удастся. Закон не признаёт понятия «‎устаревший документ» — есть лишь бумаги с истёкшим сроком хранения. Причём срок этот определяется не интуитивно, а чётко по указанной дате. Ведь отнесясь к этому безалаберно, можно навлечь на предприятие штрафные санкции. Есть риск за один-единственный ошибочно уничтоженный лист заплатить несколько тысяч! Плюс — бесконечные разъяснения и неприятные встречи с сотрудниками проверяющих инстанций. Поэтому в «‎делах бумажных» есть смысл проявлять аккуратность и бдительность.

Так, даже уверяясь в неактуальности документа, его нельзя просто отправить в шредер. Решение уничтожить лишнее желательно принимать не единолично, а комиссией. В эту комиссию рекомендуют включить:

• сотрудника бухгалтерии фирмы;
• представителя юридического отдела;
• кадровика;
• при надобности — секретаря, который проследит за оформлением протоколов.

Приказ о собрании комиссии создаёт руководитель. Строгой формы такого приказа нет — нужно лишь перечислить участников и их обязанности.

Итак, комиссия изучила старую документацию и отобрала всё, что больше не представляет интерес. Уничтожению бумаг предшествует акт, где нужно отразить:

1. Список архивных единиц к утилизации.
2. Причины, по которым их планируется утилизировать. Скажем, истёкший срок хранения, утрата актуальности и практического значения. Или же порча документа: выцветшие записи, расплывшаяся печать, истлевшая бумага.
3. Нумерация документов и даты их создания.
4. Способ, которым они будут утилизированы. Это может быть измельчение в шредере или сжигание с соблюдением противопожарных норм. Использовать оборотную сторону листов в качестве черновиков запрещено.
5. Подписи участников комиссии.

А чтобы лишние бумаги выявлялись своевременно, проводится ЭЦ — экспертиза ценности документов. Чаще всего её поручают отделу кадров, но можно пригласить и сторонних экспертов. Они не только отберут бумаги к передаче на хранение в госархив или для утилизации, но и выяснят, не представляет ли какая-нибудь часть вашего архива исторической или культурной ценности.