Содержание
Подолгу ищете нужные документы? Возможно, вам следует пересмотреть принципы их сортировки. И не столь важно, о каком архиве идет речь – о традиционном бумажном или электронном, в любом случае грамотная классификация корреспонденции на входе впоследствии заметно облегчает жизнь.
Для начала дадим определение самому совершаемому действию. Сортировка документов — это расположение их в определенной последовательности согласно выбранному критерию. В соответствии с базовыми критериями – датой составления документа и его видом – выделяются основные методы сортировки.
При выборе этой методики документы объединяются в массивы по дате их поступления. Таким образом, в одной подшивке хранятся все бумаги от 1-го числа определенного месяца, в следующей подшивке – от 2-го числа и так далее. Если бумаги за определенный временной промежуток подшиваются в общую папку, то они раскладываются в порядке, начиная с наименьшей даты и заканчивая текущей. Неудобство такого подхода очевидно. Если вы хотя бы примерно не помните дату платежного поручения или договора, то на его поиск в массиве другой разнородной документации за тот же период уйдет непозволительно много времени.
Тут все просто. В одну папку вы складываете договоры купли-продажи, в другую – счета-фактуры, а в третью – банковские выписки и платежные поручения. Для удобства поиска родственные виды документов рекомендуется группировать в более крупные категории. Тогда в одном отделении архивного шкафа будут храниться папки с первичными учетными документами, а в остальных – банковские документы и документы по личному составу. На большинстве предприятий используются обе рассмотренные выше методики. В данном случае говорят о комплексной сортировке документов по папкам с разделением на виды, в хронологическом порядке. Документы одного вида подшиваются в общую папку по мере поступления.
При интенсивном документообороте для каждого вида документов формируются реестры по месяцам. Поток документации относительно невелик? Создавайте реестры по годам в больших папках-накопителях, для систематизации бумаг используя пластиковые разделители с номерами месяцев. И последние несколько слов – о срочности перехода к комплексной сортировке. Если вы действуете «по старинке» и при этом быстро ориентируетесь в бумагах, то вопрос о немедленной оптимизации работы с документами может немного обождать. Иное дело, если неразбериха в документации реально мешает работе – тогда чем раньше вы грамотно систематизируете архив, тем лучше для всех.