Регламентирован состав личных дел только для государственных служащих. Согласно «Положению о персональных данных …», а также федеральным законам 25-ФЗ, 79-ФЗ и 152-ФЗ, в этот тип дел включаются документы, связанные с поступлением гражданина на должность, трудовой деятельностью и увольнением. Минимальный комплект документов, если говорить о личном деле государственного или муниципального служащего, включает в себя:
В государственных и муниципальных организациях комплект дополняется достаточно внушительным перечнем бумаг, включая различные справки, свидетельства и приказы. В негосударственных организациях, в том числе коммерческих, состав обязательных документов схож с этим перечнем: его можно брать за основу для формирования личных дел.
Кроме обязательных документов в личное дело могут опционально включаться приказы, касающиеся сотрудника, свидетельства и сертификаты (копии) о повышении квалификации, поощрения и представления. То есть весь спектр бумаг, которые отражают карьерные достижения, изменения в статусе (на службе и в семье), образовании, пополнение знаний. умений и навыков, дополнительные условия — например, включение в договор новых пунктов или расширение круга обязанностей.
Проблема в том, что разные документы, касающиеся одного человека, могут находиться в разных делах. Это случается, когда структура архива основана на принадлежности документов к тому или иному отделу или структурному подразделению. Или в случаях, когда архив формируется с ошибками, и актуализируется несвоевременно.
Чтобы личное дело содержало максимум информации о сотруднике, необходимо проводить сверку дел: поиск документов, относящихся к работнику и включение их копий в личное дело.