Когда возможно хранение документов в государственном архиве

Деятельность любой организации, коммерческой или государственной, сопровождается постоянным появлением новых документов, которые могут быть сданы на хранение в государственный или муниципальный архив. В одних случаях они передаются на гос хранение в обязательном порядке, а в других, по желанию собственников или владельцев документов, на платной основе. Архивным законодательством РФ регламентировано обязательное хранение документов в государственном архиве, если компания или организация ликвидируется, в том числе, по причине банкротства. Данное положение обязательно для всех субъектов хозяйственной деятельности, будь то частная коммерческая структура, ООО, ОАО или государственное предприятие, которые являются источником комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Какие документы сдаются в архив

В госархив отправляются документы, подлежащие постоянному хранению, в частности, по личному составу, а так же с не истёкшим временным 75-летним сроком архивного хранения. Документы передаются на основании заключаемого договора между архивом и собственником или владельцем документов, как правило, ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим. В то же время возможна и досрочная передача документов в госархив, например, при угрозе утраты (уничтожения), или на основании договора.

Когда можно сдать документы на хранение

Любая действующая организация или компания, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, может оформить хранение документов в государственном архиве. Это касается и тех организаций, которые не являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Если государственные предприятия могут передавать свои документы без оплаты услуг, то все негосударственные организации могут это сделать только на основании возмездного договора с госархивом. За плату в государственный архив можно сдать даже документы с не истёкшим 5-летним сроком хранения. Как правило, это становится возможным, если в хранилищах есть свободное место.

Есть или альтернатива государственному архиву

Стоимость хранения документов в государственном архиве достаточно высока. В то же время законом установлено, что обязательной передаче в госархив подлежат документы постоянного и долгосрочного хранения ликвидируемой организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива. Поскольку во всех других случаях их можно хранить где угодно, компании и организации решают вопрос хранения документов максимально удобным и выгодным для себя способом. Речь идёт о хранении документов в специализированных архивных компаниях, которые более гибки в отношении цен и предлагают широкий комплекс услуг по обработке документов.