Руководителям компаний и предприятий, которые собираются заняться проблемами систематизации архивов или просто желают освободить площади от лишней макулатуры, необходимо помнить о том, что согласно российскому законодательству каждому типу документации назначен свой срок хранения.
Срок хранения большинства кадровых документов самый долгий из временных и составляет не менее 75 лет до 2003 года и после 2003- 50 лет соответственно , по факту приравнивается к постоянному. Хранение кадровых документов обычно осуществляется л компанией самостоятельно, а в случае ликвидации фирмы кадровые документы в обязательном порядке передаются на хранение в государственный архив. Непосредственное, хранение кадровых документов происходит в кабинете руководителя или в специальном, кадровом, отделе организации. Кадровые документы всегда оформляются в дела и постоянно пополняются различными справками, приказами, заявлениями.
Хранение кадровых документов происходит в закрытых шкафах или сейфах, запирающихся на замок. Несанкционированная утилизация кадровых документов чревата для компании или предприятия тяжкими юридическими последствиями.
Кадровая документация может послужить для любого гражданина основанием для получения пенсии и прочих социальных выплат. Кадровые документы представляют культурную и историческую ценность: они являются источником биографических данных. Эти документы иногда используется во время поиска пропавших без вести людей. Результаты статистических исследований соответствующей тематики также основываются на информации, представленной в кадровой документации. Разумеется, все перечисленные действия могут быть осуществлены только в результате правильного хранения кадровых документов.
Каждому руководителю необходимо помнить, что хранение кадровых документов совершенно непохоже на хранение прочей архивной документации, осуществляется по своим правилам и законам, все тонкости которых необходимо внимательно изучить прежде, чем предпринимать в компании какие-либо действия по совершенствованию делопроизводства и утилизации ненужных бумаг.
Мы организуем качественный архив кадровой документации, где любую бумагу можно будет найти в считанные секунды. Так же для ликвидирующихся организации мы можем дополнительно передать документы на Государственное или Муниципальное хранение.