Хранение документов в электронном виде

Время не стоит на месте, и сейчас практически каждое второе предприятие или компания предпочитает документацию вести в электронном виде, не тратя денежные средства на покупку бумаги для печати, содержание техники и аренду помещения для хранения документов  на бумажных носителях.

Особенности хранения документов в электронном виде

Нужно заметить, что хранение документов в электронном виде имеет массу преимуществ, но, помимо этого, есть еще и некоторые особенности хранения архива такого типа, которые нужно обязательно учитывать.

Особенности хранения документов

• Как только было произведено сканирование документации, как только электронный архив документов будет готов — нужно сразу же произвести регистрацию, чтобы архив не зависел от переустановки системы или какого-либо сбоя. Дальнейшее добавление документации также должно производиться со своевременной регистрацией любого документа.
• Обслуживание электронного архива должно производиться определенным кругом лиц, которые осуществляют прием документов и отвечают за его непосредственное хранение в системе.
• Необходима единая база данных электронного архива. В крайнем случае, может быть использована распределенная консолидированная база данных для документации. Это исключает возможное дублирование или присутствие нескольких версий документа в системе.
• В обязательном порядке необходима подсистема поиска, иначе хранение отсканированных документов не даст пользы, потому что будет затрачиваться большое количество времени на поиск документации. Это будет «тормозить» весь рабочий процесс одного специалиста в частности, что губительно отразится на работе предприятия в целом.
• Чтобы хранение электронной документации было оптимальным, следует сформировать систему отчетности, которая будут отражать статистику добавления и изменения документов в архиве. В этом случае документооборот, который на большинстве предприятий строится исключительно по нормам ГОСТа, будет иметь точное отражение процессов, происходящих в этой сфере.

Оптимизация процесса делопроизводства

Если все эти условия соблюдаются, то можно существенно оптимизировать процесс делопроизводства на предприятии. К тому же, документацию в электронном формате очень просто перенести на любой другой носитель. Каждый из документов может иметь ЭЦП (электронно-цифровую подпись), что является аналогом собственноручной подписи директора предприятия или любого ответственного за тот или иной сегмент бизнеса лица.

Документы в электронном архиве реальная сила с точки зрения закона

Таким образом, документация в электронном архиве становится не только обычным информационным ресурсом, но еще и полноценным документом, обладающим реальной силой с точки зрения закона. А программно-аппаратные решения, классификация архива и контроль за ним обеспечат высокую надежность сохранения всех данных в процессе документооборота.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях по работе с электронным архивом можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.