Картонирование и формирование связок дел подлежащих хранению

В данной статье мы расскажем зачем нужно картонировать документы и делать связки при передаче дел на хранение

Для временного или постоянного хранения, документы должны быть подшиты в дела, или уложены в специальные боксы. Эта процедура так же подходит при систематизации архива, составлении номенклатуры дел и восстановлении документов.

Для чего это нужно

Во первых, это нужно для сохранности документов при перевозе и дальнейшем хранении. Во вторых, перед прошивкой проходит систематизация документов, ведь и дела постоянного, и дела временного хранения нуждаются в системном хранении и защите. Механическую защиту дел обеспечивает картонирование, это укладка их в специальные боксы из плотного картона. Далее  эти дела маркируются, на них крепится ярлык с информацией о составе дел, времени хранения, времени отправки на хранение и т.д.

Ошибки при картонировании и формировании связок дел

Даже если организация уделяет должное внимание процедуре защиты дел на время хранения, ошибки при самостоятельном картонировании и формировании связок дел практически неизбежны. В ходе формирования связок возможны ошибки, связанные с неправильной систематизацией дел, подлежащих хранению. Часто в связках формируются дела, никак не связанные друг с другом. Таким образом, правильное картонирование и формирование связок дел подлежащих хранению – задача, которую сложно выполнить, несмотря на кажущуюся элементарность и простоту.

Обращайтесь к профессионалам

Действенным путем по избеганию ошибок при картонировании и формировании связок дел для хранения является заключение договора на оказание комплекса архивных услуг или проведение отдельных работ с архивной организацией. В перечне услуг, оказываемых нашей компанией, есть и формирование связок дел и картонирование. Причем под картонированием подразумевается не только подбор и маркировка боксов для хранения связок дел, но и изготовление и подшивка обложек. Благодаря этому даже спустя много лет дела остаются сохранными, читаемыми и могут быть легко отсканированы и оцифрованы.

Формирование связок дел

Формирование связок дел производится сразу после того как проведена сортировка дел по критериям, например сроков их хранения. Связки и дела маркируются в полном соответствии с требованиями федерального и архивного законодательства, на хранение отправляются связки, дела в которых тематически связаны – что, в дальнейшем, упрощает их поиск.

Узнать о наших предложениях можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru