Каким образом производится классификация и категоризация электронных документов

Классификация документов заключается в их отнесении к той или иной категории. Такой подход обеспечивает быстрый доступ к данным и тем самым повышает скорость реализации всех бизнес-процессов. Рассказываем, по каким признакам можно классифицировать документы.

Тип содержимого

По типу содержимого электронные документы представляют собой файлы, которые содержат информацию в разных видах:

• текст, графика или анимация;
• звук, видео или мультимедиа;
• программный код.

Характер информации

По характеру информации документы подразделяют на следующие категории:

1) Кадровые. К этой категории относятся все документы, связанные с сотрудниками: трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки, табели рабочего времени и другие.
2) Юридические. Документы из этой категории устанавливают права и обязанности сторон. Примеры: договоры с клиентами и контрагентами, лицензии, протоколы собраний учредителей.
3) Финансовые. В эту категорию входит вся совокупность бухгалтерских и налоговых документов — от счетов-фактур и отчетов о банковских операциях до бухгалтерского баланса.

Степень конфиденциальности

По степени конфиденциальности документы относят к открытым и закрытым. Открытые доступны абсолютно всем сотрудникам или контрагентам. Напротив, доступ к закрытым имеют лишь строго определенные лица при исполнении своих должностных или управленческих обязанностей.

Наличие электронной подписи

Электронная подпись представляет собой цифровой аналог рукописной подписи и используется, чтобы придать документу юридическую силу (статус оригинала).

Дата подписания

За дату подписания документа в системе электронного документооборота принимается время формирования электронной подписи. Соответствующая отметка появляется в момент подписания документа сертификатом ЭП. В штампе отображается информация о владельце сертификата, дате и времени подписания.