В наше время, когда объёмы информации растут с каждым днем, крайне важно создать надёжную и эффективную систему хранения и идентификации документов, в том числе архивных. Именно архивы хранят ценнейшие свидетельства прошлого, необходимые для понимания настоящего и построения будущего. Правильно подобранные метки и ярлыки значительно упрощают идентификацию документов в архиве и позволяют быстро находить нужную информацию.
Метки и ярлыки должны быть изготовлены из материалов, устойчивых к времени, свету, влаге, перепадам температур и другим факторам, которые могут вызвать их повреждение или уничтожение. Материалы меток и ярлыков должны быть безопасными для документов. Важно, чтобы они не выделяли вредных веществ, способных повредить бумагу, тонер, чернила.
Информация на метках и ярлыках должна быть нанесена чётко и разборчиво, шрифтом оптимального размера, чтобы её можно было легко прочитать даже через много лет. Метки и ярлыки должны быть удобными в использовании — легко крепиться к документам и так же просто сниматься, не оставляя повреждений.
В некоторых случаях — например, при хранении документации в государственных архивах, — необходимо соблюдать стандарты, установленные в отношении меток и ярлыков.
Широко распространены бумажные метки и ярлыки.
Пользуются популярностью практичные пластиковые метки и ярлыки.
Особого внимания заслуживают металлические метки и ярлыки.
Учитывайте тип документов. Для разных типов — бумаг, фотографий, плёнок и других — подходят разные типы меток и ярлыков. Принимайте во внимание условия хранения. Материалы меток и ярлыков нужно выбирать с учётом температуры окружающего воздуха, его относительной влажности, уровня освещённости — так, чтобы эти материалы были устойчивы к перечисленным факторам. Не последнюю роль играет бюджет. Цены меток и ярлыков варьируются в большом диапазоне, поэтому важно заранее определить сумму, которую вы готовы на них потратить.