Какие документы сдают в архив по заработной плате для начисления пенсии

Даже самые лучшие и незаменимые работники рано или поздно уходят на пенсию. Соответственно, все документы, которые сопровождали их деятельность в конкретной организации, также уходят из оборота — большая часть таких документов отправляется в архив: в частности, это документы по заработной плате, которые впоследствии будут использоваться для пенсии.

Нюансы оформления

Законодательство РФ очень четко обозначает нюансы оформления документов о заработной плате, внесения в них информации. Любая случайная ошибка, описка, любое отступление от правил исправить нелегко, особенно, если прошло несколько лет — это может привести к уменьшению размера пенсии бывшего работника. Кроме того, бумаги по заработной плате являются документальным подтверждением соответствующих расходов организации. Руководители компаний (а чаще, уполномоченные лица, например, бухгалтеры) должны заботиться о том, чтобы правильно оформлять и подавать документы в архив заработной платы — впоследствии сведения из них будут использоваться для начисления пенсии.

Не забываем про подпись и печать

Хозяйственные операции в бухучете, в том числе, начисление заработной платы, отражают первичные документы. Формы могут быть разработаны и утверждены организацией, но определенные реквизиты должны присутствовать. Составляться первичные документы по зарплате могут как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Печати и подпись должны стоять на документах в любом случае — если это электронный формат, подпись будет цифровой.

Лицевые счета или расчетно-платежная ведомость

Как документ из архива заработной платы для начисления пенсии часто используется расчетно-платежная ведомость. Разумеется, ведомость должна быть оформлена по всем правилам: должна содержать номер, дату составления, суммы выплат работникам, подписи главного бухгалтера и руководителя, даты выдачи заработной платы. В ведомости также можно найти сведения о должности, табельном номере, тарифной ставке каждого работника, об отработанных им часах. Здесь отражаются суммы, выданные работнику в качестве заработной платы, аванса, отпускных, больничных и прочие данные. Еще один документ, который может использоваться как подтверждение — лицевые счета работников. Каждый месяц бухгалтер предприятия вносит в лицевой счет работника информацию об отработанном времени, о начислении выплат, удержаниях из заработной платы и прочую важную информацию.

Государственные архивы принимают только в бумажном виде

Чтобы оформить и предоставить в архив документы по заработной плате для пенсии, необходимо провести большую бумажную работу. Если вы хотите сэкономить свое время и силы, если желаете быть уверены, что все бумаги для архива будут оформлены по правилам, обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Наши специалисты выполнят все поставленные перед ними задачи быстро, грамотно, с гарантией.