Какие документы необходимо хранить вечно, а какие можно уничтожить?

Сроки хранения различных документов регламентированы законодательством РФ, в частности, Законом об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004, ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», приказом Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015, №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухучете», требованиями Налогового кодекса. Длительность хранения документов определяется видом документации — в течение срока, пока бумаги надлежит хранить, об их уничтожении речи идти не может. Некоторые документы нужно хранить 50 и более лет, даже если бизнес закрылся. Более того, если документы стали по каким-то причинам нечитаемы (например, из-за воздействия УФ-лучей чернила выцвели), необходимо обеспечить восстановление бумаг, иначе придется столкнуться со штрафами.

Почему многие документы важно хранить в течение нескольких десятилетий? Эти требования обусловлены функциями государственных структур. Например, для ПФР важна возможность восстановить трудовую книжку гражданина или подтвердить его статус. Налоговая через документы может получить подтверждение о законности налоговых вычетов и операций даже с большим сроком давности.

Сроки хранения разных видов документов

Все многообразие документов можно разделить на две категории: документы временного хранения и постоянного. Последние хранятся в компании первые 10 лет, после чего правильно оформляются и направляются в госархив.

Обратите внимание, срок хранения отсчитывается не с даты оформления документа, а с года, следующего за годом завершения делопроизводства по бумаге.

1. Один год хранятся правила трудового распорядка в компании, свидетельства о регистрации ИП или компании в налоговой, снятии с учета.
2. Трехлетний срок хранения имеют графики отпусков.
3. В течение пяти лет придется хранить все первичные и кассовые документы, кадровые табели, налоговые декларации, авансовые отчеты, книги учета доходов и расходов.
4. Документы о несчастных случаях и травмах на предприятии хранятся 45 лет.
5. В течение 50 лет нужно хранить трудовые договоры, расчеты по страховым взносам, личные дела работников, забытые оригиналы документов сотрудников, кадровые табели (на опасных производствах).
6. Постоянный срок хранения имеют ликвидационные документы, бухгалтерская отчетность, устав предприятия, протоколы собраний, штатное расписание.

Важно не только, сколько нужно хранить документы, но и как это делать. Хранение может быть текущим — применяется к бумагам, находящимся в работе, либо к тем, которые хранятся менее 10 лет. Самое главное в текущем хранении — обеспечить целостность и читаемость документов, а где именно они хранятся (в папках в столе, на полках или в сейфе), как они разложены, никого не интересует. Правила архивного хранения более строгие — для передачи документов в архив бумаги нужно подготовить: сложить в хронологическом порядке, пронумеровать, прошить, создать опись. Архив можно создать на территории организации либо оплатить хранение документов в специальной архивной компании. Последний вариант пользуется большей популярностью, так как хранить документы нужно при определенных условиях — важно поддерживать относительную влажность не более 50%, температуру 17-19 °С, снабдить архив системой пожаротушения, сигнализацией.