Как сэкономить на наполнении архива электронными документами
Перевод документации в удобный для работы электронный вид – необходимая мера в современном учреждении. Даже приведенные в относительный порядок бумаги в папках на стеллажах отнимают немало времени при поиске необходимого документа, не говоря уже о том, что они зачастую занимают драгоценную площадь, за аренду которой приходится платить в полном размере.
Экономия при работе с электронным архивом
Оптимальный выход – установка современного программного обеспечения и наполнение электронного архива. Большинство руководителей уже оценило удобство подобной системы, благодаря которой получена:
- Существенная экономия времени:
- во-первых, поиск необходимого документа занимает буквально секунды;
- во-вторых, сотрудникам не приходится ходить по отделам за ним, поскольку он доступен на всех компьютерах внутренней сети;
- в-третьих, при наличии нескольких филиалов, доставка циркуляров становится быстрее в десятки раз;
- Экономия места – бумажные кипы на рабочих местах препятствуют нормальному функционированию всей организации, не считая необходимости занимать полезную площадь под складирование бумаг.
- Экономия денежных средств – сюда входит экономия на непроизводительных затратах времени сотрудников на процедуру получения документа в бумажном виде, оплате доставки курьером бумаг в отдаленные филиалы или отчетности в головную организацию, выплата зарплаты штатным сотрудникам, работающих в «физическом» архиве.
Главное – организовать наполнение архива и ввести систему в действие
В каждом учреждении найдутся нюансы, которые позволят пополнить этот список. Но главное – организовать наполнение архива и ввести систему в действие. Без помощи опытных в архивном деле специалистов здесь трудно обойтись, но, прежде чем торопиться с выводами, надо вспомнить о том, что наличие в штате нужного профессионала не решает всех проблем.
Услуги аутсорсинговой компании – выгодное решение
Наполнение электронного архива – основная, но далеко не единственная составляющая архивной работы. После систематизации, обработки, сканирования документов и добавления их в базу данных необходимо регулярно проводить селекцию и утилизацию ненужных или с истекшим сроком хранения бумаг. Одному человеку это явно не по силам, придется задействовать другие службы, отрывая их от выполнения прямых обязанностей.
Большой опыт работы
Большой опыт работы и знание правовых норм позволяет сотрудникам нашей компании качественно, профессионально и быстро создать базу электронных документов, наладить работу программного обеспечения в соответствии с требованиями безопасности и уровня секретности документов. Воспользовавшись нашими услугами, Вы сможете оценить все выгоды наших предложений.
Узнать о наших предложениях можно по телефону 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.
