Как сделать свой архив современным

Представьте, что для уточнения одной цифры за прошлый год вам нужно найти документ, а его расположение неизвестно. Сотни папок, тысячи договоров, полный объем «первички» на большом предприятии — не редкость, и вот уже для уточнения одного параметра приходится тратить от получаса до нескольких дней. Конкурентоспособную цену на услуги и товары, быстрое предложение контрагенту сформировать в таких условиях почти нереально. А при формировании себестоимости из затрат на увеличенный фонд оплаты труда становится понятным проигрыш предприятия в конкурентной борьбе. Современный архив и реинжениринг существующих процессов обработки данных смогут сократить затраты времени и средств!

Как это работает?

В компании можно и нужно организовать:

• сканирование и обработку «первички» (первичных документов);
• сканирование и распознавание архивных документов;
• систематизацию документооборота и ее дублирование в электронном виде (для тех, которые невозможно перевести только в электронный).

В итоге на поиск одного договора или даже факса за прошлый год будет уходить не больше 10 секунд. В мире уже с 1980-х гг. внедряются и применяются так называемые безбумажные технологии управления. В итоге до 9 из 10 документов можно хранить, обрабатывать и учитывать электронным способом.

Важные плюсы современного архива

После «правильной» архивации данных появляется целый ряд преимуществ:

• доступ к сведениям осуществляется за пару секунд;
• уточнение данных доступно нескольким пользователям (вплоть до сотрудников филиалов из разных городов);
• уточнение данных, их изменение занимает также буквально несколько секунд;
• доступ к материалам можно варьировать, предоставляя сотрудникам определенный уровень допуска;
• легко организуются структурированные архивы — по алфавиту, по типам документов, по содержание, по дате возникновения и внесения изменений.

В итоге система такого архива, состоящего из электронных документов, представляет собой массив данных, к которым можно обращаться практически любому количеству пользователей на предприятии и из любой точки.

Где применяется современная система архивации документов?

В первую очередь берут на вооружение новые системы управления данными юристы и бухгалтеры, руководители, работники кадровых отделов и отделов продаж. Из отраслей первыми оценили такие системы правительственные органы, фармацевты, страховщики, предприятия системы здравоохранения, производства.

Как настроить работу на предприятии?

В первую очередь заказчики при создании нового документооборота стремятся перевести уже существующие бумажные документы в легкий для обработки электронный вид. После этого обычно подключают системы, дублирующие входящую «бумажную» документацию и помещающую ее в электронный архив. Также можно подключить и «чистую» электронную документацию — а это таблицы, текстовые данные и иллюстративный материал

Мы делаем это!

Вы сможете заказать услуги по формированию архива из электронных и бумажных документов. У нас выполняются обработка, систематизация, прошивка, опись, каталогизация для архивирования (по типу, времени создания, содержанию документов и другим параметрам). Поиск по вашему новому архиву нужных данных станет не просто быстрым, а моментальным. Руководители всех уровней смогут контролировать результаты работы буквально «в пару кликов», а значит, будут информированы о текущем состоянии дел на предприятии.