Уничтожение распоряжений, приказов, бухгалтерских и иных документов предприятия выполняется согласно определенному регламенту, исключительно по истечении сроков хранения, предусмотренных для бумаг разного вида. Несоблюдение этих требований чревато последствиями, прописанными в законодательстве РФ.
Как видно, чтобы избавиться от бумажного «балласта», придется приложить определенные усилия. Например, если обнаружится, что наряду с ненужными документами в деле присутствуют бумаги постоянного хранения, потребуются пересмотр и расшивка всего комплекта, а затем – оформление новых дел. Еще одна распространенная сложность – выявление поврежденных документов. В данном случае следует определить возможность восстановления, и при ее наличии выполнить сканирование текста (изображения) для последующего хранения (при необходимости). Соответственно, если вы задумываетесь, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения максимально безболезненно, оптимальный способ – отдать эту услугу на аутсорсинг профессионалам.
Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, следует разобрать их и составить опись. На основании полученной информации составляется акт, где прописываются: общее число дел и сроки завершения делопроизводства, а также итоговое число единиц хранения, период их действия. Отдельно проставляются отметка о согласовании с экспертной комиссией приведенных данных, дата и номер протокола. Имеет значение! В акт на уничтожение включаются лишь бумаги, срок хранения которых закончился на момент 1 января текущего года. Так, бумаги 2017 года, хранить которые надлежит 5 лет, могут быть уничтожены лишь в 2023 году.
В законодательстве пути уничтожения документов не конкретизированы. Допускается отправка бумаг на утилизацию, использование уничтожителей или сжигание. Каждая из этих процедур выполняется по определенному алгоритму. В соответствии с законодательством, указанные акты с описями следует поместить на постоянное хранение. При реорганизации компании, бумаги передаются преемнику, а в случае ликвидации – в городской архив. Перед уничтожением документов убедитесь, что содержащиеся в них данные больше не актуальны. Проконтролируйте отсутствие в прокуратуре или суде дел, для рассмотрения которых могут быть затребованы бумаги. Кроме того, до начала работ желательно, чтобы документы длительного хранения за тот или иной период были уже обработаны. Это облегчит задачу и избавит от путаницы во время упорядочивания массива документации.