Как создать регламент работы архива
Чтобы обеспечить грамотное хранение документации в организации или на предприятии, упорядочить ее и обеспечить ее сохранность, необходим регламент работы архива. Для этого потребуется составить ряд нормативных актов локального значения.
В регламент по архиву входят следующие документы:
- инструкция по делопроизводству;
- положение об архиве (или положение об архивной службе);
- инструкции по должностям и по охране труда;
- документы по ЭК (экспертной комиссии);
- и другие.
Стоит отметить, что разрабатывать все эти документы «с нуля» нет необходимости, поскольку типовые варианты многих из них можно скачать в интернете.
Подробнее о документах
- Ключевой в архивном регламенте является инструкция по делопроизводству, которая определяет принципы работы с документацией. Она устанавливает рамки между обыкновенными и архивными документами.
- Второй важнейший документ — положение об архиве. В нем прописывается порядок обустройства архивной службы и ее предназначение, то, какие документы передаются на хранение, а также обязанности и права архивистов. В документе указывается, какую ответственность несут сотрудники архива и руководитель предприятия в случае утраты или уничтожения архивной документации.
- Должностные инструкции необходимы для того, чтобы обеспечить подбор квалифицированного персонала на должности архивариуса и других сотрудников архива.
- За разработку инструкции по охране труда для архивных сотрудников отвечает действующая в организации или на предприятии служба охраны труда, она создает этот документ вместе с главой архива.
- Следующий необходимый документ — приказ о составе ЭК (экспертной комиссии). Минимальный состав этого органа — три человека, в ЭК обязательно включают сотрудника, отвечающего за архив, а также наиболее квалифицированных специалистов компании: это могут быть бухгалтер, юрист, кадровик. Статус ЭК определяется положением об экспертной комиссии.
- Также в регламент по архиву могут входить другие документы, которыми регулируются отдельные действия с архивной документацией либо те или иные разовые мероприятия.
Услуги компании «Архивный Эксперт»
Если вашей компании или организации требуется сформировать регламент работы архива, обращайтесь в компанию «Архивный эксперт». Наши опытные специалисты в кратчайшие сроки подготовят все необходимые документы, регламентирующие архивную деятельность с учетом вашей специфики.