Как снизить финансовые и временные затраты на архив

Ведение архива — это расходы, которые в большинстве случаев можно оптимизировать. Оптимизация заключается в снижении не только финансовых расходов, но и временных:

• сэкономить деньги можно за счет улучшение хранения документов, сортировки и определения их ценности, перевода всего архива или его части в электронный вид;
• время, которое сотрудники тратят на работу с документами, тоже можно уменьшить — за счет создания удобной системы поиска и атрибутирования документов, распределения прав доступа к архиву (бумажному или электронному).

Оптимизируем финансовые затраты на архив

Способ хранения документов напрямую влияет на стоимость содержания архива. В случае с бумажным архивом приходится выделять под него помещение (иногда — не одно), нанимать сотрудника, который будет отвечать за сохранность и пополнение архивного фонда. Электронный архив — это тоже расходы. Иногда — на помещение под дополнительные серверы. Иногда — абонентская плата за размещение в облаке или на чужих серверах. Часто — плата за лицензию вендору специализированного ПО для ведения электронного документооборота.

В зависимости от количества документов и динамики их прироста в организации снизить расходы на ведение архива можно за счет:

• выбора способа хранения — чем больше документов, тем предпочтительней электронный архив;
• выбора места хранения — оплата услуг сторонней компании, которая будет хранить архив на своей площадке и отвечать за сохранность, может быть меньше, чем стоимость аренды помещения и оплату труда сотруднику;
• анализа ценности документов и упорядочивания ведения архива — можно исключить из архивного фонда явно лишние документы, продумать систему хранения.

Снизить затраты времени сотрудников на работу с архивом помогает изменение структуры архива и, часто, перенос его в электронный вид. При оцифровке документов и переносе их в электронный архив документы атрибутируются, поэтому на их поиск и работу с ними тратится меньше времени. Что касается доступа к информации, то электронный архив позволяет работать с документами из любой точки мира — нужно лишь распределить права доступа среди сотрудников.

Компания «Архивный Эксперт» помогает организациям оптимизировать финансовые и временные затраты на ведение архивов. Наши специалисты оценивают состояние архива, разрабатывают рекомендации по оптимизации структуры, способа хранения, номенклатуры. Это комплексная услуга — для каждого заказчика мы находим оптимальный путь.