Как сдать документы в архив на хранение

В архивах различных организация документация хранится в течение сроков, определенных законодательством РФ
По истечении сроков хранения документы необходимо передать в архив, государственный или муниципальный, на хранение. Поэтому вопрос о том, как сдать документы в архив на хранение, рано или поздно становится актуальным для любой компании.

Сроки хранения документов составляют:

  • 75 лет, если речь идет о документах по личному составу, созданные до 2003 года (с 2003 года данные документы хранятся 50 лет), а так же о записях нотариальных действий;
  • 20 лет для проектной документации, касающейся вопросов капитального строительства, для конструкторской и технологической документации, для патентов на изобретения, промышленные образцы;
  • 15 лет, если в архив сдается научная документация;
  • 5 лет для фото и кинодокументов.

Есть также документы постоянного хранения, которые при работе организации хранятся в личном архиве, а при ликвидации компании передаются в муниципальный (государственный) архив.

Негосударственная организация

Если сдать документы в архив на хранение планирует негосударственная организация, при этом часть документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, нужно заключить договор с системой Федеральной архивной службы Рф. При отсутствии своевременного договора с архивом государственный архив принимает на хранение исключительно документы по личному составу работников компании. Что касается остальных документов, место для их хранения определяет конкурсный управляющий или председатель ликвидационной комиссии. Определившись с тем, когда и как нужно сдать документы в архив на хранение, можно приступать к следующему этапу — к подготовке документов. В архив документы сдаются через год после того, как они завершены в делопроизводстве (или после ликвидации компании).

Правильное оформление:

  • проверяется правильность группировки в дела документов;
  • документы подшиваются, листы нумеруются;
  • составляются заверительные надписи и внутренние описи;
  • вносятся уточнения в реквизиты на обложки дел (при необходимости);
  • составляются описи.

Как сдать документы в архив на хранение быстро и легко?

Все это несложные, но трудоемкие процессы, которые требуют от работников много сил, времени и максимальной внимательности. При этом любая ошибка при подготовке документов чревата отказом архива в принятии дел. Обращайтесь к профессионалам, мы знаем все о том, как правильно сдать документы в архив на хранение.