Содержание
Сохранность уникальных и редких документов – важнейшая задача архивов, в которых находятся документы, не имеющие аналогов по оформлению и содержащейся информации. Потеря таких документов невосполнима, поэтому в организациях предпринимают усиленные меры безопасности при работе с ними и хранении.
В России существует Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда. Он предназначен для сохранности уникальных документальных образцов, имеющих историческую, культурную ценность.
Выявление таких экземпляров в общем массиве документов.
Экспертиза ценности, составление подробного постраничного описания.
По результатам экспертизы – подача заявки на включение в Государственный реестр.
Пользоваться такими документами можно только в соответствии с внутренними правилами архива и рекомендациями вышестоящей организации.
Критерии уникальных документов: давность, подлинность, бесспорность исторической значимости, культурная или материальная ценность, юридическое значение, художественные особенности.
Ответственность за сохранность редких документов возлагается на собственника архива. Необходимо позаботиться о том, чтобы исключить утрату или порчу подобных объектов.
1) Предоставлять сотрудникам копии, а не оригиналы для работы.
2) Использовать несгораемые шкафы для хранения особо редких и ценных бумажных экземпляров.
3) При необходимости проводить реставрации документов после согласования с вышестоящим архивом.
4) Переводить в цифровой формат. Внедрение электронных архивов решает проблему сохранности редких документов.
Фотографии со временем желтеют, надписи и изображения на бумаге становятся неразборчивыми. С появлением технологии сканирования проблема естественного старения бумажных носителей стала решаемой. Чтобы сохранить ценные экземпляры, желательно как можно раньше перевести их в цифровой вид.
Для этого в архивах используют бесконтактное 3D-сканирование, которое позволяет воспроизвести внешний вид документа в электронном формате, а в дальнейшем работать с ним без риска повредить или утратить.
В компании «Архивный Эксперт» оцифровкой редких документов занимаются специально обученные сотрудники. Помогаем переводить любые данные в электронный формат, формировать информационные базы с подробным описанием документов. Учитываем требования к хранению редких документов при организации архивов.