Как правильно сделать инструкцию для электронного архива

В процессе функционирования любой организации происходит накапливание разного рода документации. В целях упорядочения и упрощения поиска нужные бумаги складируются в папки, для хранения которых со временем требуется выделение свободных площадей. Даже в случае идеального порядка такой вариант архивирования сопряжен с неудобствами и потерей времени, а, значит и простоями в работе. Альтернативным способом решения проблемы становится создание электронного архива.

Что такое электронный архив?

Как и обычный архив, его электронный вариант предназначен для накопления и хранения информации. С учетом современных требований к информационной поддержке деятельности предприятий и организаций, перевод всей документации в электронный вид становится одним из обязательных требований.

Такая форма долгосрочного хранения обеспечивает целый ряд преимуществ:

• на поиски нужного документа затрачивается минимум времени;
• проще отслеживать все нормативные акты предприятия;
• повышается эффективность управления делопроизводством.

Технология создания электронного архива

Процесс создания электронного архива подразумевает поэтапное выполнение нескольких этапов:

• экспертиза архивов и действующего документооборота организации с последующим сканированием. В результате выполнения всех этих действий создаются копии документов с сохранением подписей, резолюций, штампов, печатей и других артефактов.
• индексация по датам создания, названиям, категориям и другим информационным полям;
• наполнение архива.

Понимая всю важность создания электронной формы хранилища, далеко не каждый может разобраться во всех тонкостях управления. Специально для этой цели разрабатывается подробная инструкция к электронному архиву, разъясняющая все его возможности.

Как правильно сделать инструкцию к электронному архиву?

• для каждого определения используется специальная терминология;
• обеспечивается четкое распределение задач, начиная от структурированного хранения документов, до разграничения прав доступа;
• устанавливается поиск документов по различным атрибутам;
• используется система оповещения о вносимых изменениях.

Кому доверить эту работу

Вопросом, следующим за решением создать электронный архив компании, становится выбор исполнителя этой задачи. Можно ли с ней справиться своими силами или же нужно привлечь специалистов? Казалось бы, все достаточно просто: нужно просканировать документы и собрать копии в электронном виде. На самом деле существует множество нюансов, от необходимости наличия специализированного оборудования, до задействования профессионалов в области программирования, которые будут заниматься дополнительной обработкой документов в электронной форме. Если за дело берутся специалисты нашей компании, инструкция, электронный архив будут выполнены в соответствии с действующими нормативными и законодательными требованиями.