Сегодня многие компании развиваются очень активно, избавляясь от десятков, а то и сотен килограммов запыленной бумажной документации, переводя все это «богатство» в электронную базу данных. Но здесь есть один серьезный нюанс: выполнять работу в этом направлении нужно правильно и максимально внимательно, чтобы ни одна бумажка не потерялась и не повредилась.
Правильный выбор разновидности базы данных
Электронная база данных формируется, исходя из характера деятельности предприятия или организации. Вид и размеры базы зависят от количества имеющейся на руках документации и целей, которые преследует руководство компании. По масштабам и характеру проведенных работ электронная база имеет разновидности.
Электронные базы бывают 4 основных видов:
- информационная система по одной или нескольким отдельным областям;
- единая информационная среда для всего предприятия, включая подразделения и филиалы;
- база данных, как новая единица, интегрированная в уже существующую систему;
- действующая база, требующая модернизации и усовершенствования.
Исходя из того, какая создается электронная база данных, выбирается система управления информацией. Наиболее распространенные из них: MS Access, MSSQL, MySQL, Oracle. Данное программное обеспечение позволяет выполнять любые действия быстро и комфортно.
Определяемся со структурой электронной базы данных
Правильно организованная база данных будет иметь продуманную до мелочей структуру – порядок расположения записей, документов в электронном виде и другой информации.
Электронная база данных представлена следующими моделями:
- иерархической (древовидная структура с общими категориями, которые при поиске необходимой информации детализируются);
- сетевой (информация в такой базе данных является взаимосвязанной, что существенно облегчает поиск нужного документа);
- реляционной (в данном случае используется табличный вариант хранения данных, допустимо дробление базы на несколько отдельных элементов).
Выбор электронной базы данных
Каждая из перечисленных разновидностей имеет свои особенности и преимущества, потому при выборе конкретного варианта желательно проконсультироваться с опытным специалистом. Сотрудники компании «Архивный Эксперт» посоветуют вам оптимальную электронную базу данных, подготовят документы к сканированию, проведут сканирование, сохранят полученную информацию и предоставят ее клиенту, то есть сделают все «под ключ».