Как правильно сделать архив организации

Согласно положениям федерального законодательства архив организации является её структурным подразделением, на которое возложена обязанность по хранению, комплектованию, учёту и использованию внутренних архивных документов до их передачи на постоянное хранение. Подобного рода архивы создаются не только в государственных, но и в коммерческих или иных частных организациях. Они должны быть обеспечены помещением, кадрами, современными техническими средствами для автоматизации документационных процессов – сканирования, размножения, а так же оборудованием для хранения документов, в том числе и в электронном виде.

Как создать архив организации

Самостоятельные структурные архивные подразделения создаются только в крупных организациях или государственных учреждениях – федеральных органах власти, министерствах, ведомствах, госпредприятиях, где есть необходимость в обработке и хранении большого объёма документов свыше 100 тысяч единиц в год. Там, где бумаг сравнительно немного – от 10 тысяч до 100 тысяч документов в год, архив организации можно сформировать на базе уже существующей службы ДОУ , службы делопроизводства, канцелярии или управделами, или нанять архивную компанию.

Служба делопроизводства небольшой компании или предприятия, формально является структурным подразделением, функции которого изначально подразумевают работу с документами, что делает несложным создание архива. В совсем маленькой фирме допускается создание архива организации с документооборотом до 50 тысяч документов в год даже со штатом из одного или двух человек, например, из секретарей руководителя, что не будет нарушением правил. Если сотрудникам таких компаний не хватит квалификации для эффективной организации работы с архивными документами, можно привлечь специалиста архивного бюро.

Задачи архива организации

Ключевая задача, которую призван решать архив организации в соответствии с положениями законодательства РФ, заключается в хранении документов организации, подразделением которой он является, а так же её предшественников. Он обеспечивает их сохранность и доступ к ним по запросу руководства, других организаций и частных лиц, организует мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в пределах установленных сроков. Состав документов, вне зависимости от профиля деятельности организации, может состоять как из бумажных, так и из электронных носителей информации.