Как правильно рассчитать расходы на электронный архив

Электронный архив — это удобно и современно. Он значительно ускоряет документооборот, позволяет быстро и точно находить нужные документы и отправлять их в соответствующие инстанции. Кроме того, позволяет избавиться от большого количества бумажной документации. Количество преимуществ полностью покрывает расходы на электронный архив.

Однако для многих компаний важно предварительно рассчитать стоимость для планирования расходов.

Из чего складываются расходы на электронный архив?

Для того чтобы организовать электронный архив на предприятии, необходимо:

Приобрести специальное программное обеспечение (ПО), при помощи которого документы будут грамотно каталогизированы, организован поиск и другие функции.
Выделить или приобрести оборудование для работы с архивом.
Приобрести сервер с достаточным запасом свободного пространства для хранения архива, который со временем будет увеличиваться.
Оплата работы сотрудников или сторонних специалистов, которые выполнят работы по сканированию и обработке документов.

Затраты на электронный архив

Это основные расходы на электронный архив, которые несёт каждый руководитель. Помимо денежных расходов важно учитывать временные затраты. Ведь работы по организации архива придётся поручить определённым сотрудникам, которые не смогут выполнять свои прямые обязанности. В результате процесс работы замедлится, а это может привести к ещё большим денежным потерям.

Поэтому мы рекомендуем обращаться к профессионалам, которые выполняют все работы быстро, могут предоставить необходимое ПО и оборудование, а расходы на электронный архив при этом будут меньше, чем при его самостоятельной организации.

Экономьте расходы на электронный архив

Компания «Архивный Эксперт» — профессионал в области оцифровки и архивирования документов. Мы помогаем эффективно экономить расходы на электронный архив и гарантируем качество всех работ.

С нами вы экономите на:

Серверах для хранения архива. Мы можем хранить архив на собственных серверах или подберём для вас наиболее рациональное решение для хранения документов в рамках вашей компании.
Программном обеспечении. У нас имеется всё необходимое ПО, которое мы предоставляем нашим клиентам для удобства работы с электронным архивом.
Приобретении оборудования. У нас есть всё необходимое — сканеры разных типов, программы обработки и распознавания документов.

Расходы на электронный архив у нас складываются главным образом из оплаты работы наших сотрудников. При необходимости хранения документов на ваших серверах их приобретение также входит в статью расходов. В целом же вы экономите не только деньги, но и время, получая готовый, структурированный, удобный электронный архив.