Как правильно определить срок хранения документов в организации
Процесс формирования архива предприятия предполагает ежегодную экспертизу документации, накапливающейся в процессе его деятельности. Различные типы бумаг необходимо не только правильно оформлять, систематизировать, сшивать, каталогизировать, но и организовать корректную своевременную процедуру их уничтожения.
Виды документации и сроки ее хранения
Документы делят в зависимости от вида на группы:
- для постоянного хранения;
- для долговременного хранения;
- для временного хранения.
Бумаги с бессрочным периодом сохранения после закрытия компании передают в государственные архивные учреждения: приказы, касающиеся основной деятельности, постановления, решения высшего, коллегиального исполнительного органов предприятия, реестр акционеров, пайщиков и пр. Кадровая документация подлежит долговременному хранению сроком 10 и более лет. Это личные дела, приказы, списки работников, карточки учета. К временным относят первичную бухгалтерскую документацию, доклады, справки, протоколы. Срок хранения документов в организации – менее 10 лет.
Экспертиза и систематизация
Обеспечение целостности документации – задача предприятия. Несоблюдение норм подготовки и ведения дел, упорядочивания, уничтожения по истечению установленных законом сроков ведут к правовой ответственности. Проведение ежегодной экспертной оценки актуальности документов, их хозяйственно-правовой значимости гарантирует отсутствие административных нарушений.
Экспертиза позволяет решить задачи:
- отбор бумаг с сортировкой согласно срокам хранения;
- установление нового периода хранения существующих документов;
- поиск документации, подлежащей уничтожению.
В процессе систематизации архива каждое дело необходимо просматривать вручную. Подобная мера исключает наличие ошибок, уничтожение файлов, имеющих ценность, позволяет упорядочить документацию.
Когда можно уничтожать временные документы
Уничтожение выполняют только согласно акту с предварительной описью бумаг. Минимальный срок хранения – 5 лет, затем можно организовать соответствующую процедуру. Порядок ее проведения установлен законодательно. Подготовка к списанию утративших актуальность документов требует тщательного анализа, что особенно трудоемко организовать для многотомных дел. Заниматься подобным вопросом должны квалифицированные архивариусы, понимающие особенности архивного дела. Предварительно имеющуюся информацию можно оцифровать, создав электронную архивную базу. Это позволит оперативно искать данные, обеспечить их надежное хранение, контролировать работу сотрудников и деятельность организации.
Услуги профессионалов
Наша компания предлагает полный комплекс архивных услуг, включая создание электронных архивов. Наши специалисты проведут экспертную оценку, систематизируют документы, подготовят к передаче, выполнят корректную процедуру уничтожения устаревшей документации. При необходимости мы создадим полную электронную базу для вашего предприятия, что позволит иметь удобный контролируемый доступ к документам.
