Как правильно оформить документы на уничтожение в случае реорганизации организации?

Под процессом реорганизации организации, предприятия, другого юридического лица понимается преобразование компании в новое юридическое лицо, которое становится ее правопреемником. При этом в большинстве случаев все документы, включая архивные, должны передаваться правопреемнику, и он уже принимает решение о включении их в архивный фонд или уничтожении. Избавляться любым способом от документов при реорганизации компании запрещено.
Когда допускается уничтожение документов при реорганизации организации
Все тонкости этого вопроса нужно согласовывать с принимающей стороной, после чего принимается совместное решение о возможном уничтожении документов. Но и здесь не так все просто, как кажется. Вам придется сделать следующее:

провести экспертизу ценности документов за конкретные года;
подготовить соответствующий акт о выделении документов к уничтожению;
организовать заседание экспертной комиссии с участием специалистов поглощенной организации.

Именно экспертиза дает понять, подлежит ли документация уничтожению. Или, возможно, требуется хранение: постоянное или временное. Например, бухгалтерские и налоговые документы должны храниться еще минимум 5 лет после отчетного года. Дела, подлежащие хранению, передаются организации-приемнику.
Особенности подготовки и уничтожения документации
Первое, что нужно сделать, — составить акт на уничтожение документов. В нем прописывается весь перечень документов, которые больше не требуют хранения. Это могут быть копии и дубликаты бумаг, черновики.
Далее проводится непосредственно уничтожение. Это компания может сделать собственными силами или же обратиться в специализирующуюся на утилизации документов организацию. Уничтожение осуществляется одним из наиболее удобных способов: сжигание, применение шредеров и пр.
После завершения процедуры физического уничтожения документации, подготавливается соответствующий документ. Он необходим для того, чтобы официально подтвердить полное уничтожение. Обязательная информация в нем — количество единиц и общий вес. Также не стоит забывать и о дополнительной информации, которая должна быть в акте. Это способ, место и время осуществления мероприятия, данные о том, кто непосредственно проводил уничтожение.
Акт утверждается и подписывается, его форма составлена органами государственной власти и специалистами Архивного фонда РФ.