Как освободить место в офисе с помощью грамотной работы с бумажными документами

Поскольку стоимость аренды сейчас «кусается», все мы стараемся экономить на офисной площади. Поэтому использовать драгоценные квадратные метры для хранения бумаг – сегодня просто непрактично. Ведь в зоне, отведённой под архив, можно устроить дополнительное рабочее место или уголок для отдыха сотрудников с удобным диванчиком и электрочайником. Всё, что для этого нужно, – перевести документы из реального формата в виртуальный.

Как происходит оцифровка архива?

Шаг первый – к вам приезжают специалисты и готовят бумаги к сканированию. Они проводят разброшюровку документов, удаляют скрепки и скобы. Затем – делают опись бумаг, упорядочивают их по хронологии и содержанию. Шаг второй – документы сканируются на спецоборудовании. Мощные поточные сканеры без труда переводят в электронный вид любые бумаги, включая чертежи, фотографии, проекты, план-схемы и т.д. Получаемые изображения сразу вносятся в уже существующую или вновь созданную электронную базу.

Когда и этот этап позади

Специалисты обучают ваших сотрудников пользованию базой, если те с ней ещё не знакомы. Есть и дополнительные услуги – уничтожение ненужных бумаг на шредерах, передача архива на хранение в государственную инстанцию. Вот и всё – офис освобождён от стеллажей с талмудами, а сотрудники максимально разгружены, ведь теперь поиск нужного документа занимает меньше минуты. Мы внесём максимум бумаг в удобную виртуальную базу, после чего потребность хранить большинство из них просто отпадёт. Распоряжайтесь пространством офиса, как вам того хочется!