Как организовать хранение проектной документации

Вопрос организации хранения проектной документации остро стоит для любой компании, работающей в области проектирования и строительства, разработки инфраструктурных объектов, а также в сфере инженерных решений. Системный подход к этому процессу не только повышает эффективность работы, но и способствует соблюдению нормативных требований, улучшению взаимодействия внутри компании и с внешними партнерами, а также обеспечению долговечности и доступности данных.

Особенности проектной документации и сроки её хранения

Проектная документация — совокупность документов, связанных с проектированием, строительством, эксплуатацией и модернизацией объектов. К таковым относятся технические задания, проектные чертежи, спецификации, расчёты, акты выполненных работ и прочее.
Проектная документация обладает различными уровнями важности и чувствительности, что требует индивидуального подхода к её хранению. Кроме того, она проходит несколько этапов жизненного цикла: проектирование, согласование, утверждение, эксплуатация и в обязательном порядке — архивирование.
На каждом из этих этапов информация может быть актуальной, устаревшей или даже подверженной изменениям. Систематизация документации позволяет отслеживать её статус и оперативно работать с изменениями.

Многие виды проектной документации имеют установленные сроки хранения, по истечении которых они подлежат уничтожению.

ВАЖНО!

Мы не рекомендуем уничтожать проектную документацию даже если ее сроки формально истекли.

Важно то, что такие документы имеют более длительные сроки хранения, чем бухгалтерские, и для каждого вида проекта они свои. К примеру, в строительстве проекты, акты выполненных работ и другие документы могут храниться от 5 до 30 лет в зависимости от типа документации.

Принципы оцифровки и архивирования

Перевод проектной документации в цифровой формат позволяет значительно повысить эффективность хранения и использования информации. Составляющие организации хранения и доступа к проектной документации:

• оцифровка и сканирование;
• подбор системы управления документацией;
• интеграция с другими системами: CRM, 1C и другие отраслевые решения.

При архивировании проектной документации со сложностями можно столкнуться уже на этапе сканирования: большинство таких документов имеют широкоформатный размер. Для их сканирования требуется специализированное оборудование. Также важно понимать принципы маркировки такой документации, которые основываются на характеристиках проекта, а не самого документа.
Далеко не в каждой организации имеется подходящее оборудование и работают специалисты, обладающие актуальными знаниями о требованиях к архивированию и хранению проектной документации. В этом случае проще, быстрее и дешевле обратиться за услугами в профессиональную организацию.