Как не потерять документы в организации

Как не потерять документы. Для решения данного вопроса следует создать архив, позволяющий осуществлять документооборот. Благодаря этому, любая компания сможет своевременно реагировать на внутренние и внешние запросы.
Если работать с документами как попало, возникает риск их потери. Это может обернуться проблемами внутри организации, а также штрафами в случае проверок со стороны контролирующих органов. Чтобы исключить подобные неприятности, необходимо знать, как не потерять документы.

Хранение

Для успешного сохранения документов рекомендуем:
• соблюдайте правила ведения архива;
• учитывайте срок хранения документов;
• ведите учет имеющейся документации;
• сканируйте документы.

Ведение архива

Правила ведения архивов обозначены в законе 125-ФЗ. Руководителю организации и сотруднику, который занимается этим делом, необходимо знать требования. Иначе возникает опасность допустить какое-либо нарушение, из-за чего могут возникнуть претензии.

Сроки

Документы не хранятся вечно, для каждого типа предусмотрены конкретные сроки. Эти положения закреплены Росархивом. Чтобы не хранить лишнюю информацию, документы следует периодически проверять, удаляя ненужные.

Учет

Хранить документы – полдела. Помимо этого, необходимо знать, где и что находится. Иначе вы не сможете быстро найти нужный документ. Обычно такой работой занимается специалист.
Чтобы лучше работать с документами, необходимо составлять их опись. В этом случае вы будете точно знать место нахождения конкретных бумаг. Причем данный принцип применим к электронному и бумажному архиву.

Сканирование документов

Сканирование документов становится большим преимуществом. При такой форме хранения нужный вам документ останется даже в случае потери бумажного носителя. Здесь важно, чтобы документ был правильно оформлен.
Для перевода в электронный вид бумажный вариант необходимо отсканировать. Далее следует составить опись таких документов и хранить.