Как наладить взаимодействие архива с источниками комплектования?
На архивы возложена функция постоянного пополнения фондов, чтобы сохранить важную информацию о работе государственных и частных предприятий и организаций, осуществляющих деятельность в разных сферах экономики. Такие организации становятся источниками комплектования и обязаны формировать и передавать документы в архив.
Источники комплектования. Какие организации попадают в перечень?
Муниципальные и госорганы обязательно включаются в перечень. Организации, находящиеся в частной собственности, попадают в список, если соответствуют двум параметрам:
- Выполняют особую роль, то есть осуществляют масштабную деятельность, внедряют инновации, участвуют в программах разного значения, награждены или признаны обществом, работают в экстремальных условиях, осуществляют деятельность в течение продолжительного времени.
- Являются градообразующими или типичны для конкретного региона.
Архивы обычно составляют два перечня:
- в первый включают учреждения, ведущие документы госзначения и передающие все документы, а также организации, предоставляющие только те документы, которые имеют большое значение или являются типовыми для их деятельности;
- во второй попадают организации, которые не сдают документацию, но контролируются госархивами, потому что имеют потенциал, чтобы стать источниками комплектования.
Особенности взаимодействия с архивами
Архивы ведут наблюдательное дело каждого учреждения из перечня.
Организации должны:
- подготовить положения о внутриорганизационном архиве и комиссии, которая проводит экспертизу документации и действует постоянно, в её состав входят представители ведомственного или госархива;
- составить план работы экспертной комиссии;
- соблюдать правила, на основании которых должны храниться, комплектоваться, учитываться и использоваться документы, передаваемые в архив;
- своевременно предоставлять информацию о том, какие изменения произошли в организации, исправлять обнаруженные во время проверок недочёты;
- передавать акты, подтверждающие потерю документов и невозможность их восстановления, объясняющие причину их потери.
Источники комплектования согласуют все действия по обработке и уничтожению документов с архивами. Чтобы сократить объём работ и финансовую нагрузку, передайте эту задачу специалистам компании «Архивный эксперт», выполняющим комплексные услуги по взаимодействию источников комплектования с архивами.
