Как наладить контроль возврата документов в организации

Самая частая причина потери документов — их просто забывают возвращать: собственные сотрудники, работники обособленных подразделений и филиалов, контрагенты. А чаще других пропадают первичные бухгалтерские документы. Финансовому отделу или бухгалтерии требуется масса времени, чтобы восстановить потерянные бумаги, без которых не пройти проверку и не выиграть суд (если речь про истребование дебиторской задолженности).

Способы контроля возврата документов:

• назначение ответственных за передачу и возврат сотрудников;
• аутсорсинг работы с документами;
• внедрение электронного документооборота.

Лучшим же решением будет аутсорсинг с оцифровкой архива документов. Сканированные и проиндексированные копии попадают в систему электронного документооборота, а их поточной обработкой занимается подрядчик с опытом, располагающий специализированным оборудованием и программным обеспечением.

Сканирование и сверка с базой

В этом решении есть разные варианты. Например, заведение базы документов со штрихкодами: при сканировании штрихкода можно проверить статус документа. Другой способ — перевод документов в электронную форму. После индексации массива документов организации легко проверить, вернул ли сотрудник или контрагент конкретный документ. Способ контроля работает, даже если организации приходится ежедневно иметь дело с сотнями документов. Мы имеем огромный опыт поддержки документооборота. Наши специалисты работают на современном оборудовании для поточного сканирования, располагают соответствующим ПО.