Как минимизировать время на поиск документов в организации

Чтобы документооборот не превращался в самую затратную функцию, а в работе преобладали творческие процессы, компании выбирают ресурсосберегающее управление документами.

Времена меняются

Если сотрудники много времени тратят на поиск документов в базах и архивах, значит, пора что-то менять в системе документооборота и хранения данных. Опираясь на новые технологии и успешный опыт их внедрения, компания «Архивный Эсперт» рекомендует следующие решения для быстрого поиска документов.
1) Электронные архивы. Интеллектуальные системы для упорядоченного хранения неограниченных массивов информации и мгновенного доступа. В системе предусмотрена фильтрация и быстрый поиск по множеству параметров (слова и фразы, даты, сроки актуальности и другие). Нужный экземпляр найдется за пару кликов.
2) Унификация каналов передачи – корпоративные чаты, электронная почта. Это поможет избежать потерь и при необходимости быстро найти нужную версию электронного документа в переписке.
3) Инструкции сотрудникам по работе с бумажными версиями документов и их организованному хранению после использования.

Эффект

• менеджеры быстрее принимают решения;
• сотрудники больше времени уделяют стратегическим задачам;
• снижаются риски.

В среднем время поиска нужного документа в электронной базе, а не в папках с файлами сокращается с 15-20 минут до 30-40 секунд. Если компания использует оцифрованный архив, не нужно идти в отдельное помещение и искать бумажный экземпляр – достаточно зайти в базу, ввести данные в поиск и скачать скан документа.

При выборе решения обращайте внимание на технологии защиты от постороннего доступа, удобство интерфейса, сроки внедрения, возможности интеграции с действующими программами.
Обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Мы знаем, как совместить возможности автоматизации и проверенные временем решения для быстрого поиска документов. Поможем оптимизировать окументооборот и организовать хранение бумажных версий важных документов.