При оцифровке архива бумажных документов путём сканирования, их электронные копии, как правило, сохраняются в одном из наиболее распространённых на сегодня файловых форматов: PDF, PDF/А, TIFF, HTML, RTF, TXT, ODF, OOXML и других. Эти форматы называют «открытыми». Они общедоступны, поддерживаются большинством современных компьютерных устройств, позволяют работать с архивными документами в разных программных средах и на разном оборудовании. В связи с этим, проблем с их использованием и хранением, а, следовательно, и задачи как изменить формат сканирования, обычно не возникает. Совсем другое дело, если файлы архива по какой-либо причине были сохранены в «закрытых» (платных) форматах или в устаревших на текущий момент времени.
Вопрос, как изменить формат сканирования документов, перед владельцем архива встает в тот момент, когда возникает риск ограничения доступа к информации. Это может произойти в двух случаях. Первый – работа с файлами может стать невозможной или затруднительной из-за правовых ограничений или роста лицензионных отчислений правообладателю коммерческого «закрытого» формата. Второй – если формат перестанет поддерживаться новыми версиями компьютерного ПО. В обоих случаях, своими силами разрешить ситуацию не получится, потребуется помощь высококвалифицированных специалистов, которые профессионально занимаются сканированием и созданием электронных архивов.
Сотрудники архивной службы знают не только как изменить формат сканирования файлов, но и что сделать для того, чтобы они были удобными для оперативного доступа и длительного хранения. Это сложный и трудоёмкий процесс, особенно если исходные форматы разнообразны или редки, требуют соответствующего программного обеспечения и большого практического опыта работы с ними. В процессе конверсии файлы архива преобразуются в наиболее качественные форматы, упомянутые в начале статьи, способные работать с ПО не одного, а нескольких разработчиков. В конечном итоге, новые файлы переносятся для хранения на физически обособленные (внешние) носители (флеш карты, CD/DVD, HDD или серверы).
Чтобы в будущем не беспокоиться о том, как изменить формат сканирования архивных файлов, желательно на самом первом этапе создания цифровых копий выбрать для них распространённый формат. Широкая программная поддержка таких форматов позволяет в долгосрочной перспективе не менять их, и быть уверенным в том, что прочитать документы можно будет через много лет. Не лишним будет учесть, что даже самые популярные форматы имеют разные свойства: одни более удобны для чтения документа, другие – для редактирования, третьи – для копирования или индексирования. Чтобы сделать всё правильно, не забывайте о возможности обратиться за помощью к профессионалам.