Увеличивалось и усложнялось государство – пополнялись и архивы. А вот усложнения их структуры не было: государство слишком быстро шагнуло от централизации к раздробленности, поэтому, при общем увеличении количества грамот, работали с ними все те же казначеи да назначенные из ближайших монастырей дьяки.
По мере того как Московское княжество становилось центром притяжения для одних владений и соперником для других, в его казне скапливался уже первый по-настоящему государственный архив. Например, ещё при деде Дмитрия Донского – Иване Калите – значительная часть посошных списков и грамот из других уделов перекочевала в Москву.
Посошные списки или посошные грамоты – документы, в которых указывалось количество земельных наделов (сох). От количества «сох» зависел размер дани, которую Владимиро-Суздальская земля отправляла в Золотую Орду. Все они оседали в ларях московской казны.
Поскольку огромный массив документов при княжеской казне представлял собой, фактически, живые деньги, о его сохранности заботились: параллельно со сбором многочисленных грамот создавались их копии и описи – копийные списки. Последние можно считать первыми «в дореволюционной России» архивными каталогами: это был настоящий справочный аппарат, без которого архив становится просто набором разномастных документов.
Превращение Московского (хоть и Великого) княжества в Московское царство не могли не повлиять и на развитие архивного дела. Вместе с центральным «казенным» архивом (для него на территории Казенной палаты было построено отдельное здание) в государстве создавались архивы приказов. И вот здесь-то, в небольших, кое-как оборудованных помещениях, начались первые «эксперименты» по каталогизации, составлению азбук и глав ведомственных (приказных) архивов. Впервые именно в приказах (приказ – аналог сегодняшнего министерства) стали разделять документы актуальные и те, что нужно просто хранить, а также копии и подлинники.
Царский архив, на конец 16-го века, состоял из тысяч документов в 233 ящиках. Историки считают, что размер, цвет, отделка ящиков указывала на тематику архивных документов, подведомственность и временной интервал, к которому относится хранящиеся в них документы.
Вплоть до начала 18-го века архивное дело в России оставалось на уровне, заданном первыми московскими царями. Из-за войн, деятельности опричнины, крестьянских бунтов и, наконец, Смуты, деятельность и приказов, и царской казны сводилась, скорее, к восстановлению постоянных потерь документов, чем к развитию и пополнению архивных фондов. «Темные века» для истории архивного дела в стране закончились, фактически, только в 1720 году: появился Генеральный регламент, в главе 44 которого впервые в России было упомянуто слово «архив».