Использование QR-кодов для управления документами
QR-код или «код быстрого отклика» впервые начал использоваться в середине 90-х годов прошлого века в автомобильной промышленности Японии. Сегодня же двумерные матричные штриховые коды встречаются повсеместно: от продажи продуктов питания и оплаты проезда в общественном транспорте до образовательного процесса.
Многие современные архивы и предприятия также активно внедряют технологию QR-кодов в документооборот — процесс организации и управления документами в бумажном и электронном виде. И сейчас мы расскажем для чего.
Какие задачи можно решить с помощью QR-кодов в документообороте
- инструмент управления документами посредством QR-кодов отличается высокой эффективностью и легкостью внедрения. Такая технология переводит архивное дело на совершенно иной уровень. Теперь участники процесса могут быстро и с приложением минимальных усилий:
- проводить идентификацию документов, получая всю актуальную информацию по ним и проверяя их подлинность;
повышать безопасность, исключая несанкционированный доступ к документам и предотвращая утечку конфиденциальной информации; - получать удаленный доступ к электронным версиям документов не только сотрудниками компании, но и внешними контрагентами;
- систематизировать содержимое архива после сканирования или проведения других манипуляций.
Сканировать код можно как обычным смартфоном, так и специальным сканером. В зависимости от настроек возможно не только ознакомление с документом, но и его сохранение в локальное хранилище мобильного устройства, работа с ним.
Основные варианты реализации внедрения QR-кодов в управление документами
Способов внедрения и применения QR-кодов в документообороте достаточно много и каждый из них, что особенно важно, исключает человеческий фактор, то есть защищает от рисков допущения каких-либо ошибок. Основные варианты:
- обмен файлами внутри команды, совместная работа с ними;
- предоставление доступа к документам за пределами архива;
- QR-код как дополнительная защита важной документации;
- присвоение специального кода для каждой папки с файлами;
- управление версиями документов, процессом их обновления.
Если компания или архивная служба работает с большими объемами информации, использование QR-кодов считается жизненной необходимостью. Ведь таким образом заметно снижается нагрузка на сотрудников, минимизируются потенциальные проблемы, повышается результативность процесса управления документами.
