Инвентаризация документов и архивов

Даже если архив ведется аккуратно и документы хранят в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, время от времени нужна инвентаризация документов. Сохранность и комплектность архива — главная задача инвентаризации. Как бы хорошо не велся архив, потери документов неизбежны. Бумага или носитель могут даже физически находиться в комнате хранения, но если размещены не в своем деле или разделе, пользы от них нет. Инвентаризация, разовая или периодическая, позволяет выявить нехватку документов и найти пути их восстановления.

Какие работы проводятся при инвентаризации:

• окончательно «подбиваются» итоги работы архива, уточняется состав дел;
• составляется список утерянных документов;
• соcтавляется опись документов.

Если компанию ожидают какие-либо важные события или проверки, инвентаризация документов тоже нужна. Проводят ее, как правило, в сжатые сроки.

Когда нужна инвентаризация

Проверка, смена руководства, банкротство или ликвидация. Самая распространенная причина инвентаризации — грядущая проверка со стороны налоговых органов, трудовой инспекции, прокуратуры. Как правило, надзорные и проверяющие органы интересует не архив целиком, а документы, связанные с отдельными персонами или отделами. В этом случае «Архивный Эксперт» проводит частичную инвентаризацию — идет проверка состояния и комплектности документов отделов кадров, бухгалтерии или связанных с конкретным контрагентом. Полная инвентаризация потребуется при смене руководства или собственников, банкротстве юридического лица, смене главного бухгалтера или директора, а также при переходе организации под внешнее управление (в руки управляющего, назначенного арбитражем).

На основании описи:

• проводят поиск носителей или документов;
• составляют заявления;
• составляют акт об утере — если найти искомый документ не удалось.

Почему важно проводить инвентаризацию

В ходе работ по инвентаризации проверяют состав дел, комплектность документов и их состояние. Наличные документы и дела сверяются с описью и номенклатурой — так становится понятным, есть ли потери. Все утерянные документы вносят в опись. Опись — это и есть результаты инвентаризации. Для новых собственников, управленцев или главных бухгалтеров опись утерянных документов — основание внимательней следить за работой организации. Арбитражный управляющий может сделать выводы о пробелах в отчетности и причинах банкротства. Ну а если грядет проверка, то инвентаризация документов позволит вовремя восстановить их и избежать штрафов.