Представьте себе: один сотрудник находится в главном офисе фирмы, второй – в местном филиале. Третий взял работу на дом, четвёртый уехал в командировку, а пятый проводит выездную акцию. Но при этом всем им нужно трудиться сообща и быть в курсе действий друг друга. А начальнику – координировать всех, контролируя объём и качество выполненных работ. Ситуация головоломная, не так ли?
Она позволяет решить массу задач.
Сразу расставим точки над и в вопросе, чем отличается intranet portal от корпоративного сайта. Если интранет – это сама внутренняя сеть, то корпоративный сайт – это её инфраструктура и наполнение. Поскольку эти два понятия очень близки, то сегодня под определением “интранет-портал” часто подразумевают и то, и другое сразу.
Используя это ноу-хау, вы получаете:
1. Общее информационное поле. Intranet portal – настоящая находка для компаний, чьи подразделения разбросаны географически. Подключиться к корпоративной сети можно с любого устройства, имеющего выход в интернет – планшета, телефона, компьютера, – находясь в любой точке планеты.
2. Прямой контакт с любым сотрудником. Никакого хождения по этажам и кабинетам: с человеком, который вам нужен, можно связаться одним кликом мыши: отправить сообщение, позвонить, отослать документ и т.д.
3. Экономия времени. Intranet portal позволяет проводить не только всевозможные “планёрки” и “летучки”, но и серьёзные совещания и переговоры, не тратя времени на сбор сотрудников в одном помещении и не отрывая их от рабочих мест.
4. Наглядность информации. Календарь интранет-портала можно синхронизировать с рабочим расписанием, указывая в нём задачи для разных отделов. Всё чётко, ясно, прозрачно: утром задача поставлена – в течение дня ответственные сотрудники сообщают о ходе работы – вечером руководитель проверяет результат. Точно такой же расклад можно сделать на неделю, месяц, квартал. Никакой путаницы, никакого перекладывания ответственности – действия каждого исполнителя видны как на ладони.
5. Поддержка корпоративного духа. В дизайне интранет-портала можно использовать фирменные цвета, логотип, слоган компании. Т.е. любую атрибутику, которая будет напоминать об общей миссии и создавать чувство принадлежности к коллективу. Поощрить отличившихся сотрудников, объявить о праздничном корпоративе, устроить конкурс на лучшее знание истории фирмы – всё это позволяет сделать intranet portal.
6. Защита информации. С точки зрения конфиденциальности intranet portal гораздо надёжнее обычных мессенджеров и электронных писем. Вы можете открывать и закрывать доступ к тем или иным разделам так, чтобы с важными данными имели дело только уполномоченные сотрудники.
Руководители фирм любят intranet portal за фантастические возможности контроля работы сотрудников. Ещё одна причина горячей симпатии начальства к корпоративным порталам – сокращение “разговоров в курилках” и прочих пустых трат времени. Однако отметим: слишком “обезличенное” общение – это тоже плохо. HR-специалисты подчёркивают: как бы ни была компьютеризирована фирма, в ней непременно должен быть элемент человеческого общения. Ведь каждый работник должен уметь взаимодействовать с тремя категориями коллег: к старшим по должности нужно проявлять уважение, с равными – сотрудничать, а младших – наставлять и помогать. Всё это трудно сделать в рамках корпоративной сети, какой бы удобной она ни была.