Хранение электронного архива
Растущая популярность электронного документооборота способствовала появлению ряда решений, задачей для которых ставится эффективное хранение электронного архива компаний и учреждений. Для этого используются соответствующие технические средства и определённое программное обеспечение. Наибольшее распространение получили локальные, серверные и облачные электронные архивы.
Локальное решение
Сегодня в любой компании существует локальная сеть, объединяющая между собой все компьютеры. В связи с этим, самый простой способ хранения электронного архива заключается в создании сетевой папки на одном из рабочих компьютеров, куда в определённом порядке складываются документы в виде файлов.
Преимущества
Несомненным достоинством локального архива является отсутствие затрат на его создание, доступность и удобство использования. При необходимости можно настроить права доступа к папке, ограничив круг лиц, имеющих возможность сохранять, просматривать и корректировать документацию.
Недостатки
Подходит только для маленьких фирм и ИП. Стандартные средства защиты компьютера не способны полностью обезопасить электронные документы от несанкционированного доступа к ним. Отсутствие даже минимальной автоматизации. Ограниченность объёма базы данных – чем больше будет становиться количество документов, тем труднее будет их искать, проверять и т.п.
Сервер
Серверный способ хранения архива предполагает размещение документации на сервере со специальным программным продуктом. Эти системы целенаправленно создавались для архивирования файлов, поэтому имеют огромный набор встроенных инструментов.
Преимущества
Относительно высокий уровень безопасности хранения электронного архива и автоматическое создание резервных копий. Широкие функциональные возможности, обеспеченные средствами загрузки и выгрузки, конфигурирования, обмена, просмотра и контроля документов.
Недостатки
Эффективную работу с электронными документами может обеспечить только квалифицированный сотрудник. Необходимо специального ПО. Программа требует регулярного и не всегда бесплатного обновления. Для небольших компаний такая программа может оказаться избыточной и нерентабельной.
Хранение в облаке
Облачное хранение электронного архива является наиболее перспективным и эффективным решением для компаний и организаций всех форм собственности и направлений деятельности, за исключением предприятий со специфическими требованиями к безопасности.
Преимущества
Отсутствует необходимость в покупке дорогостоящего компьютерного оборудования и программ, а так же их администрирования и сервисного обслуживания. Повышенная функциональность, надёжность и защищённость данных за счёт облачных технологий, алгоритмов шифрования и хранения данных.
Недостатки
Для использования облачного архива необходим постоянный и высокоскоростной доступ в Интернет. Невозможность проконтролировать удаление данных при ликвидации архива.
Заключение
Исходя из сказанного выше, очевиден вывод, что универсального решения хранения электронного архива нет, и надо выбирать решение удобное для дальнейшего пользования Людям.
