Хранение электронного архива: какой вариант выбрать?

Хранение электронного архива должно организовываться таким образом, чтобы файлы находились в полной сохранности на протяжении длительного времени, независимо от вида носителя – магнитные ленты, оптические диски, резервные серверы и пр. Также важно обеспечить беспрепятственный доступ к данным тем, кто имеет соответствующие права.

Особенности долговременного хранения электронного архива

Большинство финансовых и делопроизводственных документов в электронном виде хранятся 5-7 лет, но возможно и долговременное хранение электронного архива. Здесь необходимо учитывать такие особенности, как:

• своевременный перевод базы данных на современную технологическую платформу;
• выбор удобных «пользовательских форматов» работы и управления архивом;
• защита от повреждения и искажения оригиналов электронных документов;
• включение документов в систему межплатформенных форматов (например, XML).

Длительное хранение электронного архива подразумевает создание не только рабочего, но и архивного экземпляров документов на разных носителях. Особо пристальное внимание нужно уделять информационной безопасности: от предотвращения несанкционированного доступа до защиты от вирусных атак.

Выбор оптимального способа хранения электронного архива

И кратковременное, и длительное хранение электронного архива можно осуществлять разными способами, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества:

• локальный архив – размещение информации на компьютере с возможность доступа через корпоративную сеть;
• специальный архив – хранение электронных данных в файловом хранилище на сервере с возможностью удаленного доступа;
• облачный архив – копирование документов в виртуальное хранилище, которое предоставляет определенные гарантии.

Сроки хранения электронного архива четко прописаны в налоговом и бухгалтерском законодательстве Российской Федерации. Например, бухгалтерские документы в виде накладных, актов и счетов хранятся не менее 5 лет, письма, справки и спецификации – до 5 лет, договорные документы – от 5 лет.

Компания «Архивный Эксперт» создаст электронный архив, который на 100% будет соответствовать вашим требованиям. Хранение электронного архива организуем с учетом специфики отечественного бизнеса и законодательства, требований к ПО и пожеланий клиента. Цены на услуги зависят от объема работ, формата документов и некоторых других факторов.

Подробности – по телефону: +7 (495) 226-16-67  или по info@archivexpert.ru