Хранение документов в соответствии с законодательством

Всем, кому старые бумаги кажутся «‎мёртвым грузом» и не терпится отправить их в шредер, стоит узнать о поправках в статью 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. В минувшем 2024 году штрафы за нарушенные нормы хранения документов поднялись не в два-три, а в целых десять раз. Теперь граждане рискуют оплатить свою невнимательность суммой от 1 до 3 тыс. руб., должностные лица – от 3 до 5 тыс., а юридические – от 5 до 10 тыс.

И ещё несколько нюансов:

хранить документы теперь разрешено только на территории РФ. Бюджетное учреждение ведёт архив самостоятельно, а коммерческая компания вправе отдать этот вопрос на аутсорсинг;
обеспечить сохранность архива должен руководитель, а ведёт документооборот бухгалтер. Систему доступа к сведениям фирма строит сама, правило лишь одно: извлекая бумагу из архива, уведомлять об этом бухгалтерию;
если бумага оцифрована и внесена в ЭА, это не значит, что оригинал можно выбросить. Проверяющий инспектор вправе признать электронную копию недействительной;
намереваясь уничтожить бумаги с истёкшим сроком давности, нужно собрать экспертную комиссию. То есть, даже если листы устарели, нужно проверить их ценность. А саму проверку – отразить в протоколе;
бумажные носители сохраняются на полках, стеллажах, в сейфах либо шкафах (подвальное помещение не подходит из-за риска сырости).

Как видим, обновлённые правила предельно строги. А насколько строг контроль? За проверку ведения архива отвечают три организации одновременно: Росархив, ФНС и Роскомнадзор. Поэтому надеяться, что огрехи останутся незамеченными, не стоит. Так, обнаружив недостачу «первички», счетов-фактур, регистров налогового либо бухгалтерского учёта, ФНС сочтёт это прямым нарушением. Компании грозит штраф до 10 тыс. рублей – и то лишь в том случае, если инцидент не привёл к занижению налоговой базы. Если же пропажа бумаг повлекла за собой занижение НБ, дело обстоит хуже: штраф фирмы составит 20% от невыплаченного налога (но при этом сумма штрафа не будет меньше 40 тыс. рублей). Ну а если исчезнет документ, подтверждающий расходы, то проверяющий орган не только снимет расход, но, опять же, начислит штраф. Это вновь будут 20% от суммы налога.

Итак, одна-единственная бумага теперь может быть, что называется, на вес золота! В наши дни предприятие просто не может позволить себе такую роскошь, как легкомысленное уничтожение документов. Кроме финансовых потерь это влечёт: