Фотографирование документов для электронного архива

На этапе оцифровки документов для электронного архива ответственные за оцифровку частенько сталкиваются с проблемой: ряд бумаг просто невозможно перевести в электронный вид. Причин может быть множество — от сложности графики в документе до слишком большого формата, который просто не влезает в промышленный сканер (не говоря уже про ситуации, когда сканирование ведется с помощью обычного офисного). В практике компаний, оказывающих услуги по созданию и наполнению электронных архивов, совместно со сканированием используется и фотографирование документов и даже перефотографирование.

Самостоятельная оцифровка

Чаще всего организация, решившая создать электронный архив взамен бумажного, пытается сканировать с помощью того, что есть под рукой — используя офисные сканеры и МФУ. Результат предсказуем: помимо потери времени (а работать действительно быстро офисные сканеры просто не умеют) некоторые документы в электронном формате могут быть вовсе не распознаваемыми или содержать лакуны и купюры.

Проблемы самостоятельной оцифровки

Ряд документов приходится, в таких случаях, сканировать заново — однако и при повторном проходе через сканер нет гарантий, что мелкий текст или сложная схема, печать или иная графика будут отсканированы с должной точностью и четкостью. Неточность сканирования можно компенсировать, используя перефотографирование документов: применение профессионального фотоаппарата позволит сохранить документ в цифровом виде.

Когда используется фотографирование документов.

Область использования фотографирования и перефотографирования документов при создании электронного архива достаточно широка. Фотографирование может применяться:

• в случаях, когда сохраняемый документ имеет слишком большой формат;
• если документ поврежден;
• если на бумаге остались следы от скрепок и сшивки, ржавчина и т.д.;
• если в документе есть сложная графика или сочетание мелкого текста и графики, рукописные фрагменты

Как и сканирование, фотографирование документов требуется проводить с помощью специального профессионального инструмента: фотоаппарата, имеющего хорошее разрешение, с применением штатива.

Перефотографирование документов

Зачастую фотографирование документов является основным способом оцифровки: особенно в ситуациях, когда в электронный архив добавляются старые бумаги с графиками, фотографиями, схемами, рукописными включениями. В этой ситуации самостоятельная оцифровка обычно приводит лишь к проблемам — ни разрешение, ни дополнительное оснащение фотоаппарата, с которым приходится работать сотрудникам, ответственным за оцифровку, не соответствует решаемым задачам.

Профессиональные архивные услуги

Куда правильней и проще — поручить фотографирование документов и их оцифровку специализированной фирме. Высокая скорость, с которой осуществляется оцифровка, фотографирование и перефотографирование документов, демократичная стоимость работ и возможность заключения договора на регулярное обновление архива позволяют окупить затраты на его создание буквально за 5-6 месяцев.