Этапы от поступления дела до составления акта утилизации документов

Архивное хранение документов начинается с оформления дел и заканчивается подписанием акта утилизации документов , необходимого для передачи бумаг на утилизацию.

Путь к акту утилизации документов?

Оформление дел — это брошюровка (переплёт) документов, проверка наличия нумерации листов и её расставление, составление и подписание заверительной надписи, разработка (при необходимости) внутренней описи документов, создание обложки дела, присвоение заголовка и делопроизводственного индекса дела, а также прочие подобные операции.

Выполнение оформления

Оформление дел выполняется обычного как сотрудниками структурных подразделений компании, так и работниками архивного отдела, либо службы документооборота организации.

Правила хранения документов

Есть несколько правил хранения документов, вопросы по которым достаточно часто задаются нашим специалистам:
Ценные документы (например, рукописи), которые могут пострадать при подшивке, подлежат хранению в специальных папках или коробках;
Если заголовки дел не раскрывают их содержание, то в идеале необходимо составлять внутреннюю опись документов, по которой можно легко сориентироваться в случае необходимости. Такая опись размещается в начале дела, что позволяет сократить время оценки содержания до минимума;
Лист-заверитель, в свою очередь, размещается в конце дела;
Обложки дел требуют чётких надписей, выполняемых или на принтерах компании или же наносимых специальной тушью. Стандарт, в котором определяются требования к обложкам дел — ГОСТ 17914-72;
Каждое дело размещается на архивном хранении в соответствии с уникальным порядковым номером. Опись дел, составляемая для передачи в архив, утверждается руководителем организации (после утверждения экспертной комиссии). В случае передачи данных в госархив, описи должны быть согласованы ЭПК той архивной организации, которая берёт на себя хранение бумаг;
Годовые разделы описей, передаваемых в госархив, требуются в четырёх экземплярах, а годовые описи дел, всё ещё находящихся в собственном архиве организации, требуются в двух копиях;

Составление и подписание акта утилизации

Акт утилизации документов составляется и подписывается в тот момент, когда истекает срок хранения необходимых бумаг и они более не нужны для компании.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов определяются законодательством РФ, а также различными специализированными нормативами, действующими в конкретной организации. Акт утилизации документов — это суммация данных по всем бумагам, уничтожение которых требуется для оптимизации работы компании. Акт утилизации документов предоставляется экспертной комиссии утверждается главой компании.

Узнать о наших действующих ценах на утилизацию документов, Вы можете по телефону: 8(495)226-16-67 или отправить запрос на info@archivexpert.ru.