Электронный документооборот – важная составляющая успешной деятельности предприятий. Принципа безбумажного документооборота придерживаются организации и фирмы в различных сферах, от производства и торговли до услуг и логистики. Автоматизация документооборота нацелена на оптимизацию производственных процессов, но это реальная экономия временных и трудовых ресурсов. и делать простой архив, но, конечно, не всем предприятиям без исключения.
«Удовольствие» это относительно затратное, так что в каждом конкретном случае руководителю следует задуматься, нужен ли электронный документооборот его фирме с учетом сложившихся внутренних факторов и рыночных условий. К примеру, малым компаниям или индивидуальным предпринимателям, скорее всего, подобного рода системы не нужны. Если количество текущих и архивных документов невелико, они не захватывают множество областей (кадры, бухгалтерия, производство, склад, коммерческая тайна), особой пользы от перевода их в электронную систему не будет. Даже наоборот, в малых фирмах она может замедлить работу, должной отдачи от нее нет. Кроме того, нет смысла переходить на электронный формат и тем компаниям, где весь штат локализован в одном месте.
• Руководство компании планирует серьезную перестройку бизнес-процессов для четкой регламентации и оптимизации – иначе внедрение электронного документооборота не имеет смысла;
• Цель – повышение результативности деятельности и управления организации, а не разгрузка работы некоторых подразделения (бухгалтерии или кадров);
• Документооборот объемный и многоуровневый, затрагивающий всевозможные аспекты функционирования фирмы.
Но руководители средних или крупных компаний, стремящиеся рационализировать расходы и наладить работу предприятия в едином ключе, не задаются вопросом, нужен ли электронный документооборот – это данность рыночным реалиям, но не всегда приводит к весомому конкурентному преимуществу.