Электронный документооборот на базе SharePoint

Система электронного документооборота на базе SharePoint позволяет в существенной степени снизить количество времени, которое обычно тратят сотрудники предприятия на работу с документацией. Она упрощает все процессы документооборота: хранение, поиск, согласование и утверждение документов, прием и отправку корреспонденции, проверку полноты заполнения бланков, сроков хранения и т.д. Широкие возможности системы позволяют осуществлять индивидуальную настройку под конкретные нужды и задачи компании, что делает СЭД мощным инструментом ее бизнес-деятельности.

Основные задачи и возможности СЭД SharePoint

Возможности системы электронного документооборота SharePoint:

• Удаленный доступ к архиву с возможностью настройки уровней допуска. Каждый сотрудник в любое время сможет находить необходимую документацию (в соответствии со своем уровнем допуска) не покидая своего рабочего места;
• Быстрый поиск документации по различным параметрам: названию, датам формирования или изменения, объему и содержимому. Широкие возможности системы поиска позволяет тратить минимальное количество времени на нахождение необходимого документа, обладая при этом ограниченными исходными данными;
• Снижение расходов (до 80%) на работу с внутренней документацией и содержание архива по сравнению с бумажным документооборотом.
• Удобство и быстрота обработки документов на бланках форм организации. Снижение вероятности ошибки сотрудника, обеспеченное проверкой полноты заполнения, а также исключением утери или порчи бланков;
• Настройки циклов обработки документации с учетом ее типа (входящая, исходящая, внутренняя);
• Простая интеграция на базе SharePoint с кадровым и бухгалтерскими программами;
• Используемыми на предприятии с возможностью разграничения прав доступа;
• Централизованная и распределенная установка: для единых организаций и компаний, принадлежащих одному холдингу. Во втором случае СЭД позволяет организовать собственные модули для каждой компании и объединить их единое информационное пространство для хранения документов и обмена информацией. При этом каждый модуль настраивается под нужды своей компании в индивидуальном порядке.

Преимущества внедрения и использования СЭД

Внедрение системы электронного документооборота повышает прозрачность и эффективность работы предприятия благодаря наведению порядка в потоках документации. При помощи СЭД вырабатываются и четко соблюдаются единые принципы работы с документами. Такой подход позволяет больше времени и сил уделять основной бизнес-задаче компании, так как от больших объемов рутиной работы, характерной для бумажного документооборота, удается успешно избавиться.

Основные преимущества внедрения:

• Упрощение подготовки, регистрации, согласования документов;
• Эффективный контроль за исполнением поручений;
• Удобный доступ к необходимой для выполнения своих должностных обязанностей для каждого сотрудника;
• Значительное снижение риска утраты или порчи документов;
• Возможность электронного согласования и утверждения с использованием цифровой подписи ускоряет принятие важных решений.

Услуги специалистов

Получить консультацию специалистов по всем вопросам документооборота. Вы можете по телефону 8 (495) 226-16-67 или по электронной почте info@archivexpert.ru