Электронный документооборот бумажных носителей

Частные компании и государственные структуры переходят на электронный документооборот с бумажных носителей. ЭДО основан на обмене информацией в цифровом формате через интернет или внутреннюю сеть. Основная цель – отказ от бумаги и переход на более экономичную безбумажную технологию. При этом подлинники (оригиналы) документов формируются, редактируются и передаются другим пользователям в цифровом виде.

Правовые нюансы

Юридическую силу традиционного бумажного документа подтверждают реквизиты установленного образца, подпись, иногда печать. Для электронного документа данные атрибуты не могут служить правовым гарантом. Недостаточно отсканировать бумагу или создать копию на компьютере. Требуется надежный способ подтверждения оригинальности и подлинности документа. Таким подтверждением служит квалифицированная электронная подпись. Независимо от способа создания, цифровые документы с КЭП имеют 100% правовую силу и по умолчанию приравниваются к обычным.

Как подписать документ электронной подписью?

• в специальных системах для ЭДО и сдачи отчетности;
• на сайте Госуслуг;
• в информационных и учетных системах;
• в специализированных программах и веб-сервисах /

Документы можно удостоверить простой или неквалифицированной электронной подписью, но в таком случае предварительно должно быть подписано соглашение о взаимном признании правовой силы конкретного вида электронной подписи (ст. 4 № 63-ФЗ). При наличии подобного соглашения ФНС и другие инстанции однозначно оценят документы как юридически значимые, по силе аналогичные бумагам с чернильной подписью.

Важно знать

Организации делают выбор в пользу электронного документооборота, бумажные носители занимают все меньшую долю в общей структуре потоков информации. Такой подход позволяет обеспечить моментальный доступ к входящей и исходящей корреспонденции, внутренним актам и соглашениям, законодательной базе и многому другому. Как результат, достигается высокая управляемость и скорость принятия решений. Чтобы перейти на электронный документооборот с бумажных носителей, рекомендуется начать с цифровизации учета сотрудников и операций с контрагентами. Компании необходимо получить цифровую подпись, выбрать оператора, разработать стандарты и подготовить техническую базу. По каждому из этапов вы можете проконсультироваться с нашими экспертами.