Электронный архив и бумажный – особенности и отличия

На современных предприятиях объем деловых бумаг, писем, другой документации настолько велик, что порой остро встает вопрос оптимизации их хранения
К наиболее рациональным способам относится переход на электронный архив, так как бумажный уступает ему по многим характеристикам.

Особенности электронного архива:

  • Работать с цифровыми копиями документов легко и просто.
  • Объем архива не ограничен ничем.
  • Поиск информации занимает несколько секунд.
  • Документы хранятся на центральном защищенном сервере, потому риск их уничтожения отсутствует.

Особенности бумажного архива:

  • Копировать и пересылать бумажные документы сложнее, чем электронные.
  • Размеры ограничены параметрами помещения, в котором хранится архив.
  • На поиск документа может уйти несколько часов или даже дней.
  • Есть риск утери, повреждения или уничтожения документа.

Очевидно, что цифровой вариант более удобен и надежен

В то же время пока не всегда есть возможность полностью отказаться от бумажного архива. Отдельным контрагентам требуется много времени на внедрение новой технологии. Кроме того, созданные в бумажном виде документы должны храниться 5 лет. В некоторых случаях удобнее параллельно работать с двумя типами архивов.

Выгоды и особенности хранения цифровых документов

При создании электронного архива бумажное собрание документации, относящейся к деятельности предприятия, значительно уменьшается в объеме. Снижается также нагрузка на участок ксерокопирования. Высвобождаются площади, которые использовались для хранения бумаг, сокращаются расходы на содержание архива. Все это выгодно для предприятия.

Но при организации хранения электронных документов необходимо:

  • Учитывать исчезновение старых и появление новых технологий.
  • Создать условия для качественного воспроизведения электронных документов.
  • Обеспечить хранение файлов в 2 и более экземплярах, для предотвращения их безвозвратной утраты.

Все это принимается во внимание и реализуется специалистами, которые оказывают услуги архивирования документов.

Обращайтесь к профессионалам

Мы поможем вашему предприятию обработать бумажный и создать электронный архив. Приведем в порядок документы, создадим четкую структуру. Научим ваших сотрудников правильно обращаться с цифровым архивом. Сотрудничество с нами даст вам возможность тратить время на основную работу, а не на утомительный поиск нужных документов.