Электронный архив журналов

В наш век глобальной компьютеризации глупо сохранять всю информацию на бумажных носителях. Во-первых, это ненадежно – бумага со временем ветшает, желтеет, рвется. Она горит и портится от влаги. Во-вторых, с точки зрения экологии потребление нашим обществом бумаги в больших количествах губительно влияет на состояние планеты – в итоге, мы можем остаться без чистого воздуха в безжизненной пустыне.

Переход на электронный формат сохранения документов

Пугающая перспектива, но такое, далеко не радующее будущее, можно исправить, если минимально использовать бумажные носители для сохранения информации и создания документов. Нужно только перейти полностью на электронный формат сохранения документов. Чтобы создать электронный архив журналов быстро и без какого-либо влияния на процесс производства, нужно следовать простым правилам – соблюдать в точности технологию создания подобного архива.

Этапы перехода на электронный формат

Как правило, этот процесс состоит из четырех основных этапов:

Организация процесса сканирования. Это один из важных этапов создания архива документации в электронном формате. Здесь главным критерием становится выбор профессиональной компании, осуществляющей сканирование на специальном оборудовании, с возможностью распознавания текста и его качественного переноса в электронный формат.
Обработка полученных изображений. Каждый из документов, будь то машинописный текст или графическое изображение, должен быть восприимчивым к редактированию. Для этого используются уникальные настройки сканирующей техники.
Создание файла с описанием для каждого документа. Как правило, эту операцию проделывают операторы с соответствующим образованием. Файл включает в себя новый титульный лист для каждого документа и подробное библиографическое описание.
Создание каталога. Вся документация должна быть классифицирована, поэтому создание электронного архива журналов с документацией не может обойтись без создания электронного каталога. Каталог в обязательном порядке содержит библиографические описания каждого из добавленных документов, ссылки на файл с электронным документом. Документация может быть классифицирована с ориентацией на авторство или на порядковые номера документов.

Каждый из этих этапов имеет свои особенности, которые должны учитываться специалистами.

Работа с графикой

Ведь архив – это своеобразная книга учета, где содержится не только машинописный текст, но и графика. Особенности работы с подобной графикой и способ получения подобной книги могут различаться в зависимости от использования того или иного программного обеспечения. Но главное, что нужно учитывать – это возможность функционирования каталога на независимой платформе, то есть ни переустановка системы, ни сбой в работе программной среды не должен повлиять на сохранность и дальнейшую работу архива.