Электронный документооборот в последние годы становится все более популярным, привлекая потребителей удобством доступа и поиска документов, экономией площади офиса, высоким уровнем безопасности. Но даже при таких вводных бумажное хранение документов не теряет своей актуальности. Почему? Попробуем разобраться.
О преимуществах электронного документооборота
ЭДО, электронный документооборот сегодня — неотъемлемая составляющая эффективного, успешного функционирования любой современной организации. Чем привлекает этот формат потребителей?
- Неоспоримое достоинство электронного документооборота — гарантия сохранности документов: электронный файл нельзя случайно выбросить или потерять в кипе других документов. Нет риска, что документ помнется, порвется, что на него будет опрокинут стакан кофе или чернила выцветут на солнце.
- Система ЭДО отслеживает статус всех отправленных бумаг, обеспечивая контроль и прозрачность каждого этапа делопроизводства. Безопасность передачи данных также важна — информацию передают по защищенным каналам связи, так что риск доступа к документам третьих лиц очень мал (но есть).
- Еще одно достоинство ЭДО — возможность проверки документов на соответствие определенным требованиям, стандартам. Это исключает вероятность неточностей, ошибок при оформлении бумаг, снижая риски возникновения проблем с проверяющими инстанциями, экономя время.
- Наконец, стоит сказать об экономии площади офиса, архивного помещения. В общем-то для хранения документов в электронном формате помещение вообще не требуется, в отличие от ситуаций, когда документы хранятся в бумажном виде.
Итого, можно сделать вывод, что ЭДО экономит время на передачи информации, на поиске нужных документов и обеспечивает прозрачность всех процессов документооборота. Почему же при таком положении вещей бумажный документооборот все еще остается востребованным? Дело в том, что у него также есть немало достоинств.
О преимуществах бумажного хранения документов
- Одно из неоспоримых достоинств бумажных документов — высокий уровень безопасности архива. Злоумышленнику придется лично прийти в хранилище, проникнуть в него, найти и похитить нужную информацию. Это сильно сложнее, чем получить доступ к электронным данным на удаленных серверах. Кроме того, подделать бумажные документы, внести в них изменения, не оставив физических следов, практически невозможно.
- Также отметим, что бумажное хранение документов позволяет обеспечивать их сохранность вне электронного архива. Преимущества такого подхода вы почувствуете особенно ярко, когда отключат электроэнергию или если в системе ЭДО произойдет технический сбой.
- Наконец, стоит сказать про юридическую значимость некоторых бумаг. Подписанные сертификаты, правовые документы, договоры, как правило, должны быть представлены в оригинальной бумажной версии, чтобы была обеспечена их правовая и юридическая значимость.
Так что выбрать?
Как мы видим, каждый формат имеет свои достоинства и слабые стороны. Мы рекомендуем ориентироваться при выборе на конкретные ситуации и личные предпочтения.